Mitarbeiter zur Schulung einladen

Für: Geschäftsführer, HR, Personalabteilung Lesezeit: 3 Minuten

Datenschutz-Schulungen sind für KMU Pflicht (Art. 39 DSGVO, Art. 32 DSGVO). In der Praxis scheitert es oft an der Logistik: „Wer ist eingeladen, wer hat es schon gemacht, wer muss erinnert werden?” Mit Hugo DSB läuft das automatisch.

Schritt 1: Mitarbeiter-Modul öffnen

In Hugo DSB öffnen Sie „Team” oder „Mitarbeiter” in der linken Navigation. Sie sehen eine Liste der bisher eingeladenen Personen. Beim ersten Aufruf ist die leer.

Schritt 2: Wege zum Einladen

Sie haben drei Optionen:

Option A: Einzeln per E-Mail

Klicken Sie auf „Mitarbeiter einladen”. Tragen Sie ein:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Abteilung (optional)
Rolle: Mitarbeiter / Führungskraft / Auszubildende / IT

Klicken Sie „Einladung senden”. Der Mitarbeiter bekommt eine Mail mit einem Link, über den er sich einloggen und die Schulung starten kann. Kein extra Account nötig – der Login funktioniert über den Magic Link.

Admin-Bereich Mitarbeiter-Liste

Option B: CSV-Import

Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, exportieren Sie eine CSV aus Ihrem HR-System (Personio, DATEV, Lohnsoftware) und laden Sie sie in Hugo DSB hoch. Hugo erkennt automatisch:

E-Mail
Vor- und Nachname
Abteilung
Eintrittsdatum

Eine CSV-Vorlage finden Sie im Modul – einfach herunterladen, ausfüllen, hochladen.

Option C: Microsoft 365 / Google Workspace Sync

Im Professional-Tarif können Sie Hugo DSB direkt mit Ihrem Verzeichnisdienst verbinden. Die Mitarbeiter werden automatisch synchronisiert:

Neue Mitarbeiter werden automatisch eingeladen
Ausgeschiedene Mitarbeiter werden automatisch deaktiviert
Abteilungsänderungen werden übernommen

Das ist die bequemste Variante, weil Sie nichts manuell pflegen müssen.

Schritt 3: Einladungs-Mail anpassen

Hugo DSB hat eine Standard-Mail. Sie können den Text anpassen:

Liebe/r [Vorname],

unsere Geschäftsleitung möchte, dass alle Mitarbeiter eine kurze
Datenschutz-Schulung absolvieren – das dauert etwa 15 Minuten.

Bitte klicken Sie hier, um zu starten:
[Link]

Bei Fragen wenden Sie sich an [DSB-Name].

Vielen Dank,
[Geschäftsleitung]

Wir empfehlen, den Text zu personalisieren – das erhöht die Beteiligung deutlich. Schreiben Sie z. B. „Ich bitte Sie, …” statt „Sie werden gebeten”.

Schritt 4: Erinnerungen einstellen

Erfahrungsgemäß macht etwa die Hälfte der Eingeladenen die Schulung in der ersten Woche. Den Rest müssen Sie erinnern.

Hugo DSB schickt automatische Erinnerungen:

Nach 7 Tagen, wenn noch nicht gestartet
Nach 14 Tagen, wenn gestartet aber nicht abgeschlossen
Nach 21 Tagen, ein letztes Mal
Optional: Eskalation an die Führungskraft nach 30 Tagen

Sie können die Texte und Intervalle anpassen.

Schritt 5: Fortschritt im Dashboard sehen

Im Mitarbeiter-Modul sehen Sie pro Person:

Eingeladen (Datum)
Gestartet (Datum)
Abgeschlossen (Datum + Score)
Zertifikat (Download-Link)
Status (Erinnerung läuft / abgeschlossen / überfällig)

Filterbar nach Abteilung, Status, Datum.

💡 Tipp: Setzen Sie sich pro Quartal ein 30-Minuten-Fenster, in dem Sie das Mitarbeiter-Modul prüfen. Sie sehen sofort, wo es klemmt.

Schritt 6: Reports für die Akte

Am Ende eines Quartals exportieren Sie einen Schulungs-Report als PDF. Der zeigt:

Schulungsquote in Prozent
Liste aller Mitarbeiter mit Status
Durchschnittlicher Quiz-Score
Im Detail: wer hat wann was gemacht

Diesen Report legen Sie in Ihre Compliance-Akte. Bei einem Audit ist das der Nachweis, dass Sie Schulungspflichten erfüllen.

FAQ

„Was ist mit Mitarbeitern, die keine E-Mail haben (Produktion, Reinigung)?” Drei Optionen:

Sammel-Login für eine Tablet-Station im Pausenraum
PDF-Schulung mit Unterschrift (in Hugo DSB als Alternative auswählbar)
Präsenz-Schulung mit anschließender Bestätigung in Hugo DSB

„Wie weiß ich, ob ein Mitarbeiter die Schulung wirklich gemacht hat – nicht jemand für ihn?” Hugo DSB protokolliert IP, Zeit, Browser, Quiz-Antworten. Außerdem ist der Magic Link nur einmal gültig.

„Was passiert, wenn jemand das Quiz nicht besteht?” Er kann es beliebig oft wiederholen. Die richtigen Antworten werden nicht direkt angezeigt – nur die richtige Kategorie. So lernt der Mitarbeiter, statt blind zu raten.

„Sind die Schulungen barrierefrei?” Ja. Hugo Learn-Schulungen sind nach BITV 2.0 zugänglich – mit Untertiteln, Tastaturnavigation und Vorlesefunktion.