Reports erstellen (Auftraggeber)

Für: Auftraggeber (Team, Enterprise) Lesezeit: 5 Minuten

Sie haben Ihre Zulieferer eingeladen, Scores liegen vor – jetzt müssen Sie das dokumentieren. Für die Geschäftsleitung, für ISO/TISAX-Audits, für das BSI, für interne Kunden. Hugo Shield generiert genau dafür drei Arten von Reports.

Report 1: Lieferketten-Status-Report

Wofür: Quartals- oder Jahresbericht für die Geschäftsleitung. Zeigt den Gesamt-Stand der Lieferketten-Sicherheit auf 5–10 Seiten.

Inhalt:

Executive Summary (½ Seite)
KPIs: Anzahl Zulieferer, abgeschlossene Assessments, Durchschnitts-Score
Score-Verteilung (Histogramm)
Top 10 sicherste / unsicherste Zulieferer
Trend gegenüber dem letzten Quartal
Risiko-Hotspots (welche Branchen, welche Themen)
Empfohlene Maßnahmen

So generieren Sie ihn:

Im Auftraggeber-Dashboard auf „Reports” klicken
„Lieferketten-Status-Report” wählen
Zeitraum wählen (Quartal, Jahr, Custom)
Filter anwenden (z. B. nur bestimmte Branchen)
Auf „Generieren” klicken
PDF herunterladen

Report-Builder mit Vorschau

Der Report ist branded – Sie können oben Ihr Logo einfügen, unten Ihren Footer.

Report 2: Audit-Report (für externe Auditoren)

Wofür: Wenn ein externer Auditor (ISO, TISAX, BSI) Ihre Lieferketten-Compliance prüft, brauchen Sie einen Nachweis. Der Audit-Report ist genau dafür gemacht.

Inhalt:

Methodik: Wie funktioniert Hugo Shield?
Vollständige Liste aller eingeladenen Zulieferer mit Score
Vollständigkeit: Wie viele wurden befragt, wie viele haben geantwortet?
Eskalations-Historie (welche Zulieferer wurden mehrfach erinnert?)
Maßnahmen (welche Zulieferer haben Verbesserungen umgesetzt?)
Audit-Trail: Wer hat wann welche Aktion ausgeführt?

So generieren Sie ihn:

Identisch wie der Status-Report, nur mit anderem Vorlagen-Typ. Hugo Shield sammelt automatisch alle Daten aus Ihrem Account – Sie müssen nichts manuell zusammenstellen.

💡 Tipp: Bei einem Audit ist der Audit-Trail besonders wichtig. Auditoren wollen sehen, dass Sie systematisch vorgehen – nicht nur zufällige Stichproben. Hugo Shield protokolliert jede Aktion mit Zeitstempel.

Report 3: Custom Report

Wofür: Wenn die Standardberichte nicht reichen – z. B. weil Sie einen Report nur für eine bestimmte Branche, Region oder Auftragskategorie brauchen.

Inhalt: Sie wählen selbst, was drin sein soll. Der Report-Builder zeigt Bausteine zur Auswahl:

KPIs (frei wählbar)
Diagramme (Histogramm, Pie-Chart, Trend, Vergleich)
Tabellen (frei filterbar)
Texte (eigener Kommentar)
Logos und Branding
Anhang: Roh-Daten als CSV

Sie sortieren die Bausteine per Drag & Drop und sehen eine Live-Vorschau.

Format-Optionen

Alle Reports können Sie als ausgeben:

PDF (Standard, branded)
Word/DOCX (zum Weiterbearbeiten)
Excel/XLSX (für Datenanalyse)
CSV (Roh-Daten, für eigene Tools)

Automatisierte Reports

Im Enterprise-Tarif können Sie Reports automatisiert erzeugen lassen:

Wöchentlich an Ihre Compliance-Mailbox
Monatlich an die Geschäftsleitung
Vierteljährlich für den Vorstand
Vor Audits als Snapshot

Sie konfigurieren das einmal, dann kommt der Report automatisch.

Schwierige Fragen, die Sie damit beantworten

„Wir haben am 14. März einen Audit. Können Sie nachweisen, dass Sie mindestens 80 % Ihrer Lieferanten geprüft haben?” → Audit-Report mit Datums-Filter generieren.

„Wie hat sich unsere Lieferketten-Sicherheit im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?” → Status-Report Q4 2025 vs. Q4 2026 vergleichen.

„Welche Zulieferer in der Branche XY haben einen Score schlechter als C?” → Custom Report mit Branchen- und Score-Filter.

„Können wir den Geschäftsführern zeigen, wie viele Risiko-Lieferanten wir noch haben?” → KPI-Kachel + Trend-Diagramm aus Custom Report.

Best Practices

1. Quartalsweise berichten. Ein Quartalsbericht an die Geschäftsleitung zeigt Engagement und ermöglicht früh Korrekturen.

2. Vor jedem Audit einmal generieren. Auch wenn der Auditor ihn nicht anfordert – Sie haben ihn bereit.

3. Nutzen Sie Custom Reports für Ihre interne Kommunikation. Z. B. ein Mini-Report nur für die Einkaufsabteilung mit deren spezifischen Lieferanten.

4. Branding ernst nehmen. Ein Report im Hugo-Standard-Layout sieht aus wie ein Tool-Report. Mit Ihrem Logo und Farben sieht er aus wie ein internes Dokument.

FAQ

„Welche Reports sind in welchem Tarif?”

Starter: PDF-Status-Report
Team: PDF + Excel-Export
Enterprise: Custom Reports + API + Auto-Versand

„Kann ich Reports an Externe schicken?” Ja – aber prüfen Sie, ob das vertraglich erlaubt ist. Manche Zulieferer wollen nicht, dass ihre Scores an Dritte weitergehen.

„Sind die Reports rechtssicher?” Sie sind ein Nachweis für Ihre Sorgfalt – nicht für die Sicherheit der Zulieferer. Den Score eines Zulieferers garantiert Hugo Shield nicht – er basiert auf den Selbstauskünften des Zulieferers.

„Wie groß werden die Reports?” Ein Status-Report ist typischerweise 8–15 Seiten. Ein Audit-Report mit 100 Zulieferern kann 40–60 Seiten haben (mit Anhang).