Zulieferer einladen (Auftraggeber)

Für: Auftraggeber, Einkauf, Compliance Lesezeit: 4 Minuten

Als Auftraggeber ist es Ihre Aufgabe, Ihre Zulieferer in Hugo Shield einzuladen, damit sie ein Assessment ausfüllen können. Diese Anleitung zeigt, wie das geht – einzeln, in der Masse oder automatisiert.

Vorbereitung

Bevor Sie einladen, sollten Sie wissen:

Welche Zulieferer sollen eingeladen werden? (Liste mit Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail)
Welche Frist geben Sie? (üblich: 30 Tage)
Welcher Score ist Ihre Mindest-Erwartung? (z. B. „mindestens C”)
Wer bei Ihnen ist Ansprechpartner für Rückfragen?

Schritt 1: Hugo Shield als Auftraggeber öffnen

Loggen Sie sich auf shield.fraghugo.de ein. Im Dashboard wählen Sie die Sicht „Auftraggeber”. Sie sehen eine Liste Ihrer bisher eingeladenen Zulieferer (beim ersten Mal: leer).

Schritt 2: Einzeln einladen

Klicken Sie auf „Neuen Zulieferer einladen”. Tragen Sie ein:

Firmenname
Ansprechpartner (Name, optional)
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Branche (optional, hilft bei der Auswertung)
Frist (Standard: 30 Tage)
Persönliche Nachricht (optional, wird in die Einladungs-Mail eingefügt)

Klicken Sie „Einladung senden”. Der Zulieferer bekommt eine Mail mit:

Wer Sie sind (Auftraggeber)
Was Hugo Shield ist
Einem persönlichen Login-Link
Der Frist

Einladungs-Formular

Schritt 3: Bulk-Einladung per CSV

Wenn Sie viele Zulieferer haben, nutzen Sie den CSV-Import. Unter „Zulieferer einladen → CSV-Import” finden Sie eine Vorlage:

firmenname,ansprechpartner,email,branche
Müller GmbH,Frank Müller,frank@mueller.de,Maschinenbau
Schmidt KG,Lisa Schmidt,lisa@schmidt-kg.de,IT-Dienstleistung
Weber AG,Stefan Weber,stefan.weber@weber-ag.com,Logistik

Sie laden die fertige CSV hoch, prüfen die Vorschau und klicken auf „Alle einladen”. Hugo Shield versendet die Einladungen sequenziell.

💡 Tipp: Bei mehr als 50 Einladungen auf einmal verteilt Hugo Shield den Versand über mehrere Stunden, damit die Mails nicht im Spam landen.

Schritt 4: API-Integration (Enterprise)

Im Enterprise-Tarif können Sie Hugo Shield direkt mit Ihrem ERP oder Lieferanten-System verbinden. Die API:

Legt Zulieferer automatisch an, wenn neue Lieferanten in Ihr ERP kommen
Synchronisiert Stammdaten
Holt Score-Daten ab und schreibt sie in Ihr System zurück

Beispiel-API-Aufruf:

curl -X POST https://api.shield.fraghugo.de/v1/suppliers \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "firma": "Müller GmbH",
    "kontakt": "Frank Müller",
    "email": "frank@mueller.de",
    "branche": "Maschinenbau",
    "frist_tage": 30
  }'

Schritt 5: Einladungen tracken

Im Dashboard sehen Sie pro Zulieferer:

Status (eingeladen / gestartet / abgeschlossen / überfällig)
Frist und Restzeit
Score (sobald abgeschlossen)
Letzte Aktivität (wann hat der Zulieferer zuletzt etwas getan?)

So sehen Sie auf einen Blick, wer noch Hilfe oder eine Erinnerung braucht.

Schritt 6: Erinnerungen senden

Hugo Shield versendet automatisch Erinnerungen an säumige Zulieferer:

Nach 14 Tagen ohne Aktion
Nach 21 Tagen
Nach 28 Tagen (letzte Erinnerung)
An Tag 30 (Frist abgelaufen)

Sie können auch manuell erinnern – z. B. wenn ein Zulieferer für Sie besonders wichtig ist und Sie persönlich nachhaken wollen.

Schritt 7: Eskalation bei Problemen

Wenn ein Zulieferer das Assessment verweigert oder einen sehr schlechten Score hat, können Sie:

Die Frist verlängern (manche Zulieferer brauchen mehr Zeit)
Eine Eskalations-Mail senden (Hugo Shield hat eine Vorlage)
Den Zulieferer als „kritisch” markieren (intern)
Den Auftrag beenden (außerhalb von Hugo Shield)

Schritt 8: Zulieferer-Daten verwalten

Pro Zulieferer können Sie:

Branche / Kategorie ändern (für bessere Auswertung)
Notizen hinzufügen (z. B. „Hauptlieferant für Bauteil X”)
Frist verlängern
Re-Assessment-Zyklus anpassen
Zulieferer entfernen (wenn nicht mehr aktiv)

Best Practices

1. Einladung mit persönlicher Nachricht. Erfahrungsgemäß doppelt sich die Beteiligungsquote, wenn Sie eine kurze persönliche Nachricht hinzufügen: „Liebe/r Frau/Herr X, wir müssen unsere Lieferkette nach NIS2 dokumentieren. Bitte unterstützen Sie uns – das dauert ca. 30 Minuten.”

2. Frist großzügig ansetzen. 30 Tage sind realistisch. Manche Zulieferer brauchen länger, weil sie ihren externen IT-Dienstleister fragen müssen.

3. Erst einmal die wichtigsten 20 % einladen. Das Pareto-Prinzip gilt auch hier: Die 20 % wichtigsten Zulieferer machen 80 % des Risikos aus. Beginnen Sie damit.

4. Vorab informieren. Schicken Sie Ihren Zulieferern vorab eine Mail: „Wir werden Sie demnächst zu einem Cyber-Assessment einladen – das ist Routine, kein Misstrauen, sondern NIS2-Pflicht.”

FAQ

„Was, wenn ein Zulieferer Hugo Shield nicht nutzen will?” Sie können ihm Alternativen anbieten: ein PDF-Fragebogen, ein Telefoninterview, eine ISO-27001-Bestätigung. Die Hauptsache ist, dass Sie dokumentieren, dass Sie sich um die Lieferkette kümmern.

„Wie viele Zulieferer kann ich einladen?” Im Starter-Tarif bis 25, im Team-Tarif bis 100, im Enterprise unbegrenzt.

„Können Zulieferer ihren Score weiterverwenden?” Ja. Ein Zulieferer, der bei mehreren Auftraggebern in Hugo Shield ist, füllt das Assessment nur einmal aus. Der Score wird mit allen geteilt, denen er die Freigabe erteilt.