Datenpanne melden

Wenn Sie den Verdacht haben, dass personenbezogene Daten unbefugt weitergegeben, verloren oder verändert wurden — egal ob aus Versehen oder durch einen Angriff — melden Sie das sofort. Nicht morgen, nicht nach Feierabend. Sofort.

Beispiele

E-Mail an die falsche Person mit Kundendaten
USB-Stick verloren, auf dem eine Kundenliste lag
Laptop gestohlen (auch wenn er passwortgeschützt ist)
Falsche Datei angehängt und weitergeleitet
Verdacht auf Hackerangriff — merkwürdige Mails im Postfach, Login von fremder IP
Passwort versehentlich preisgegeben (Screenshot, vorgelesen, ausgeplaudert)
Cloud-Datei öffentlich geteilt statt nur intern

Der schnellste Weg: das Formular

In der Plattform links in der Navigation unter Vorfälle & Anfragen → Datenpannen, dort auf „Datenpanne melden”. Direkt erreichbar ist das Formular unter app.fraghugo.de/dsb/datenpannen/melden.

Formular „Datenpanne melden“ in der frag.hugo-Plattform: roter Hinweiskasten zur Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO mit der 72-Stunden-Frist, darunter das Freitextfeld „Was ist passiert?“, die Felder für Datum und Uhrzeit der Entdeckung und der Beginn des Abschnitts „Welche Daten sind betroffen?“ — Der Zeitpunkt der Entdeckung ist das wichtigste Feld — ab da läuft die 72-Stunden-Frist.

Das Formular fragt der Reihe nach:

Was ist passiert? In eigenen Worten, so ausführlich wie möglich. Lieber zu viel schreiben als zu wenig.
Wann wurde der Vorfall entdeckt? Datum und Uhrzeit. Nicht wann er passiert ist — wann er aufgefallen ist.
Welche Daten sind betroffen? Kategorien auswählen. „Weiß ich nicht” ist eine zulässige Antwort; das klärt der Datenschutzbeauftragte.

Absenden — fertig. Ihr Datenschutzbeauftragter wird benachrichtigt.

Alternativen

Telefon an Ihren Datenschutzbeauftragten — die Nummer steht in Ihrer Einladungs-Mail.
Mail an die interne Datenschutz-Adresse.

Beides ist gleichwertig. Die Frist läuft in jedem Fall.

Sie bekommen keinen Ärger

Auch wenn Sie den Fehler selbst gemacht haben: Melden ist die richtige Reaktion. Verschweigen macht es schlimmer — für die Firma und für Sie persönlich. Wer einen Verstoß meldet, ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vor Repressalien geschützt.

Was danach passiert

Der Datenschutzbeauftragte prüft, ob es eine Datenpanne im Sinne der DSGVO ist.
Falls ja, startet die 72-Stunden-Frist zur Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO. Diese Meldung macht der Datenschutzbeauftragte, nicht Sie.
Möglicherweise werden Sie noch einmal zu Details befragt.

Was Sie selbst sofort tun können

Mail an die falsche Adresse: versuchen Sie den Rückruf (in Outlook „Nachricht zurückrufen”), rufen Sie den Empfänger an und bitten Sie ihn, die Mail zu löschen.

Laptop oder Handy gestohlen: Passwörter ändern — Mail zuerst, dann alle Konten, die daran hängen.

Cloud-Datei öffentlich: den Freigabe-Link sofort widerrufen.

Drei Faustregeln

Lieber zehnmal zu viel melden als einmal zu spät. Sortieren ist Aufgabe des Datenschutzbeauftragten.
Schnelligkeit zählt. Die 72-Stunden-Frist läuft ab dem Moment, in dem irgendjemand in der Firma etwas bemerkt hat. Auch Sie.
Nicht öffentlich darüber sprechen, solange nichts geklärt ist — schon gar nicht in sozialen Netzwerken.