Löschkonzept

Daten dürfen nicht ewig liegen bleiben (Art. 5 Abs. 1 e DSGVO: Speicherbegrenzung). Im Löschkonzept legen Sie fest: Welche Daten löschen Sie wann.

Wie es aufgebaut ist

Die Tabelle hat eine Zeile pro Datenkategorie:

• Datenkategorie — z.B. “Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten”
• Rechtsgrundlage Aufbewahrung — z.B. AGG §15 (6 Monate)
• Aufbewahrungsfrist — die Zahl in Monaten/Jahren
• Trigger — wann startet die Frist (Vertragsende, Geschäftsbeziehung-Ende, letzter Kontakt)
• Löschmethode — manuell (Datev), automatisch (CRM-Skript), shreddert (Papier)
• Verantwortlich — wer drückt den Knopf
• Letzte Durchführung — wann zuletzt durchgegangen

Hugo’s Vorschlagsliste

Klicken Sie “Aus Vorlage befüllen”. Hugo schlägt rund 80 Standard-Datenkategorien vor mit korrekten Fristen aus HGB, AO, AGG, BetrVG, BDSG. Sie müssen nur die für Sie relevanten ankreuzen und bei manchen die Methode anpassen.

Automatische Lösch-Erinnerung

Sie können pro Eintrag aktivieren: “Mich erinnern wenn fällig”. Dann bekommen Sie z.B. “10 Bewerbungen sind seit über 6 Monaten gespeichert, jetzt löschen?”.

Beispiele

Kategorie	Frist	Quelle
Lohnabrechnungen	6 Jahre	§41 EStG
Geschäftsbriefe	6 Jahre	§257 HGB
Buchungsbelege	10 Jahre	§147 AO
Bewerbungen (abgelehnt)	6 Monate	AGG §15
Bewerbungen (eingestellt)	gesamte Beschäftigung + 3 Jahre	BGB §195
Kundenstammdaten (kein Vertrag)	3 Jahre nach letztem Kontakt	BGB §195
Newsletter-Abonnenten (abgemeldet)	sofort	DSGVO Art. 17
Server-Logs	7-30 Tage	Risiko-Abwägung

Export

• Löschkonzept-PDF als formales Dokument für Audits / DSB-Vertretung.