Hinweisgeberschutz (Whistleblower)

Wenn Sie 50 oder mehr Mitarbeiter hast, brauchen Sie nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ein internes Meldesystem. Mit dem Hinweisgeber-Modul erfüllst Sie das.

Was Whistleblower melden können

• Verstöße gegen EU-Recht (Datenschutz, Geldwäsche, Produktsicherheit, …)
• Straftaten / Ordnungswidrigkeiten
• Korruption, Bestechung
• Diskriminierung, Mobbing, Belästigung
• Verstöße gegen interne Richtlinien (falls so vereinbart)

Meldekanäle

• Web-Portal — anonyme Eingabe via Ihre Subdomain (z.B. hinweise.mertens-logistik.de).
• Telefon-Hotline — gegen Recurring-Add-On nimmt Nils Anrufe entgegen.
• Postfach — auch handgeschriebene Briefe.
• Vor-Ort-Meldung — Mitarbeiter kann persönlich zur Meldestelle.

Anonymität

Default: Hinweisgeber kann anonym bleiben. Plattform legt einen Pseudonym-Account an, Kommunikation läuft über ein Postfach im Portal. Niemand (auch nicht Plattform-Admin) sieht die echte Identität, außer der Hinweisgeber gibt sie freiwillig preis.

Bearbeitungs-Workflow

Frist 1: Eingangsbestätigung (7 Tage)

Sofort nach Meldung bestätigst Sie Eingang (Default-Mail-Template). Verpasste Eingangsbestätigung = Bußgeld.

Frist 2: Rückmeldung (3 Monate)

Innerhalb 3 Monaten müssen Sie dem Hinweisgeber sagen, was Sie getan hast (geprüft, abgewiesen, in Bearbeitung). Auch wenn Sie “Vorwürfe nicht bestätigt” sagst — kommunizieren müssen Sie.

Hugo bringt

• Frist-Tracker pro Fall
• Vorlagen für Eingangsbestätigung, Zwischenstand, Abschluss
• Audit-Log — wer hat wann was gesehen / geschrieben

Schutz für Hinweisgeber

• Repressalien-Verbot — Hinweisgeber darf nicht gekündigt, abgemahnt, benachteiligt werden wegen seiner Meldung.
• Beweislastumkehr — wenn er nach Meldung sehr schnell gekündigt wird, MUSST DU beweisen, dass das nichts mit der Meldung zu tun hat.
• Geheimhaltung — Identität bleibt geheim, auch innerhalb der Firma. Nur das Bearbeitungsteam (Sie, ggf. Compliance-Officer) sieht den Vorgang.

Externe Meldestelle (BAFin / BMJ)

Hinweisgeber können auch zur externen Meldestelle des Bundes gehen. Wenn das passiert, kommt der Fall mit Aktenzeichen zu Ihnen zurück, Sie müssen antworten. Hugo zeigt die Links zu den externen Stellen.

Statistik (Pflicht)

Sie müssen eine anonymisierte Jahresstatistik veröffentlichen: Wie viele Meldungen, welche Themen, wie wurden sie erledigt. Hugo erzeugt das als Bestandteil Ihres Jahresberichts.