Zustellung sicherstellen
Das ist die häufigste Startschwierigkeit — und der einzige Punkt, an dem ein Awareness-Projekt regelmäßig scheitert. Eine Übungs-Mail, die im Spam landet, misst den Spamfilter, nicht die Belegschaft.
Deshalb gilt in der Plattform: Ohne bestandene Zustellprüfung wird keine Übungs-Mail versendet. Die Übung bleibt stehen und wartet. Das sieht aus wie ein Stillstand, ist aber der Schutz davor, eine ganze Kampagne in den Papierkorb zu schicken.
Der Ablauf
Abschnitt betitelt „Der Ablauf“- Im Kundenkonto unter Simulation → Zustellung eine Prüfmail an eine echte Adresse des Kunden schicken.
- Kommt sie im Posteingang an: Prüfung bestanden, die Übungen laufen an.
- Landet sie im Spam oder gar nicht: allowlisten und erneut prüfen.
Eine bestandene Prüfung gilt 90 Tage. Danach fragt die Plattform erneut — Mailfilter ändern sich, und eine ein Jahr alte Freigabe sagt nichts über heute.
Microsoft 365
Abschnitt betitelt „Microsoft 365“Im Microsoft Defender Portal → Richtlinien & Regeln → Bedrohungsrichtlinien → Erweiterte Zustellung (englisch: Advanced Delivery) gibt es einen eigenen Bereich für Phishing-Simulationen von Drittanbietern. Genau dorthin gehören unsere Werte — nicht in die normale Absender-Allowlist.
Der Unterschied ist wichtig: Die erweiterte Zustellung nimmt die Mails von der Filterung aus, ohne sie als „sicher” zu markieren. Ein Eintrag in der normalen Allowlist würde dagegen dazu führen, dass gemeldete Übungs-Mails nicht mehr im Meldeprozess auftauchen.
Einzutragen sind: die Absender-Domain, die absendenden IP-Adressen und die Landing-URL der Übung. Alle drei Werte nennen wir Ihnen je Kunde — sie hängen an der Sende-Domain, die dem Kunden zugewiesen ist.
Zusätzlich ausnehmen: Sichere Links und Sichere Anlagen für dieselbe Domain. Sonst klickt der Filter die Links selbst an, und in der Auswertung erscheinen Klicks, die niemand gemacht hat. (Die Plattform erkennt maschinelle Klicks und rechnet sie heraus — aber sauber ist es nur, wenn der Scanner gar nicht erst klickt.)
Google Workspace
Abschnitt betitelt „Google Workspace“Admin-Konsole → Apps → Google Workspace → Gmail:
- Zugelassene Absender (Email Allowlist): die absendenden IP-Adressen eintragen.
- Spam → Regel mit „Absender-Domain überschreiben” für die Sende-Domain, Option Interne Absender-Authentifizierung umgehen aktivieren.
- Bei aktiver erweiterter Phishing-Schutz-Prüfung: dieselbe Domain ausnehmen.
Wenn es trotzdem im Spam landet
Abschnitt betitelt „Wenn es trotzdem im Spam landet“| Beobachtung | Ursache | Was hilft |
|---|---|---|
| Mail kommt gar nicht an | Gateway davor (Hornetsecurity, Mimecast, Proofpoint) filtert vorher | Dort dieselben Werte eintragen — die Microsoft-Einstellung greift erst danach |
| Mail im Junk-Ordner | Allowlist fehlt oder ist auf die falsche Domain gesetzt | Absender-Domain prüfen: Sie steht in der Prüfmail im Kopf |
| Links werden sofort „geklickt” | Sichere Links / URL-Rewriting ist aktiv | Domain von Safe Links ausnehmen |
| Nur einzelne Postfächer betroffen | persönliche Blockierliste der Person | Über das Postfach der Person entfernen |
Was wir nicht zusichern
Abschnitt betitelt „Was wir nicht zusichern“Wir richten die Sende-Domain ein, setzen SPF, DKIM und DMARC und prüfen die Zustellung, bevor etwas rausgeht. Was wir nicht können, ist die Filterregeln im Haus Ihres Kunden zu ändern — dieser Schritt gehört zum Onboarding und dauert erfahrungsgemäß eine halbe Stunde.