Jahres-Erinnerung
Unterweisungen sind keine einmalige Sache. Arbeitgeber müssen mindestens jährlich unterweisen (§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1). Hugo Safe übernimmt das Mitzählen für Sie: Wird eine Unterweisung fällig, erinnert die Plattform automatisch — Mitarbeiter und Verantwortliche.
Wie die Erinnerung funktioniert
Abschnitt betitelt „Wie die Erinnerung funktioniert“- Hugo Safe merkt sich pro Mitarbeiter und Unterweisung das Abschlussdatum.
- Nähert sich die Jahresfrist, schickt die Plattform eine E-Mail-Erinnerung an den betroffenen Mitarbeiter.
- Verantwortliche sehen im Dashboard alle anstehenden und überfälligen Unterweisungen auf einen Blick.
Wo Sie den Status sehen
Abschnitt betitelt „Wo Sie den Status sehen“- Hugo Safe → Übersicht: zeigt auf einen Blick, wie viele Unterweisungen erledigt und wie viele noch offen sind; jede Unterweisungs-Kachel trägt ihren Status (z. B. „Offen”).
- Hugo Safe → Mitarbeiter: zeigt je Person den Fortschritt (z. B. 0/10) und den Status. So erkennen Sie sofort, wer noch offene oder fällige Unterweisungen hat.
Wird eine Unterweisung fällig, löst Hugo Safe zusätzlich eine automatische E-Mail-Erinnerung an den betroffenen Mitarbeiter aus — Sie müssen die Fristen nicht selbst im Kalender führen.
Wiederkehrende Unterweisungen planen
Abschnitt betitelt „Wiederkehrende Unterweisungen planen“Viele Betriebe bündeln die jährlichen Unterweisungen in einem festen Monat (z. B. „Unterweisungsmonat Januar”). Hugo Safe unterstützt das: Sie stoßen die fälligen Unterweisungen gesammelt an, die Mitarbeiter erledigen sie in ihrem Tempo, und Sie sehen die Erledigungsquote live.
Warum das wichtig ist
Abschnitt betitelt „Warum das wichtig ist“Eine versäumte Unterweisung ist nicht nur ein Compliance-Thema, sondern ein Haftungsrisiko: Kommt es zu einem Arbeitsunfall, prüft die Berufsgenossenschaft, ob ordnungsgemäß unterwiesen wurde. Fehlt der Nachweis, drohen Regress und — bei Missachtung einer behördlichen Anordnung — ein Bußgeld. Die lückenlose Jahres-Erinnerung schließt diese Lücke.
- Festen Unterweisungsmonat etablieren — gleicher Rhythmus jedes Jahr, weniger Verwaltung.
- Überfällige zuerst — das Dashboard sortiert nach Dringlichkeit; arbeiten Sie die roten Einträge zuerst ab.
- Neue Mitarbeiter sofort — die Erstunterweisung gehört vor den Tätigkeitsbeginn, nicht in den nächsten Sammeltermin.