Mitarbeiter anlegen & zuweisen
Bevor jemand unterwiesen werden kann, müssen Ihre Mitarbeiter in Hugo Safe angelegt sein. Anschließend weist Hugo Safe jedem Mitarbeiter automatisch die passenden Pflicht-Unterweisungen zu — abhängig vom Tätigkeitsbereich.
Mitarbeiter anlegen
Abschnitt betitelt „Mitarbeiter anlegen“Über „+ Hinzufügen” erfassen Sie eine Person mit Name, E-Mail und Tätigkeitsbereich. Hugo Safe verschickt daraufhin automatisch eine Einladung per E-Mail; der Mitarbeiter meldet sich an und sieht seine offenen Unterweisungen.
Die Mitarbeiterliste ist organisationsweit geteilt: Wer bereits in Hugo Learn angelegt ist – auch über die Microsoft-365-Integration automatisch synchronisiert – steht hier ebenfalls zur Verfügung und muss nicht erneut erfasst werden. So pflegen Sie Ihren Personalstamm an einer Stelle und nutzen ihn für Schulungen und Arbeitsschutz-Unterweisungen.
Die Zahl der Plätze richtet sich nach Ihrem Tarif. Ist das Kontingent ausgeschöpft, weist Hugo Safe Sie darauf hin und Sie erweitern den Tarif unter app.fraghugo.de/upgrade/arbeitsschutz.
Tätigkeitsbereiche
Abschnitt betitelt „Tätigkeitsbereiche“Hugo Safe ordnet jedem Mitarbeiter einen oder mehrere Bereiche zu. Daraus ergeben sich die zugewiesenen Unterweisungen:
| Bereich | Typische Unterweisungen |
|---|---|
| Büro & allgemein | Allgemeine Sicherheit, Brandschutz, Flucht- und Rettungswege, Bildschirmarbeitsplatz, Erste Hilfe |
| Lager & Produktion | PSA, Flurförderzeuge/Gabelstapler, Leitern & Tritte, Regalsicherheit, Maschinen, Gefahrstoffe, Lärm |
| Fahrer & Transport | UVV-Fahrerunterweisung, Ladungssicherung, Ladekran & Hebezeuge |
| Branchenspezifisch | Hygiene & Infektionsschutz, Biostoffe/Reinigung, Baustellensicherheit |
Ein Mitarbeiter kann mehreren Bereichen angehören (z. B. „Büro” + „Lager”) — dann erhält er die Vereinigungsmenge der Unterweisungen.
Automatische Zuweisung
Abschnitt betitelt „Automatische Zuweisung“Sobald der Tätigkeitsbereich gesetzt ist, weist Hugo Safe die fälligen Unterweisungen automatisch zu (ab dem Basis-Tarif; im Komplett-Tarif inklusive Lager, Fahrer und Branche). Sie müssen nichts manuell zusammenstellen.
Sie können die Zuweisung pro Mitarbeiter jederzeit verfeinern — einzelne Unterweisungen hinzufügen oder, wenn fachlich begründet, entfernen.
Betriebsspezifische Ergänzung
Abschnitt betitelt „Betriebsspezifische Ergänzung“Jede Unterweisung lässt sich um betriebsspezifische Hinweise ergänzen (z. B. Ihre konkreten Fluchtwege, der Standort des Feuerlöschers, Ihre Hausordnung). Das macht die Unterweisung arbeitsplatzbezogen — ein Kriterium der DGUV Information 211-005. Mehr dazu unter Rechtliche Hinweise.
Mitarbeiter einladen
Abschnitt betitelt „Mitarbeiter einladen“Nach dem Anlegen lädt Hugo Safe die Mitarbeiter per E-Mail ein. Sie melden sich an und sehen ihre offenen Unterweisungen. Den Ablauf aus Mitarbeitersicht beschreibt Unterweisung durchführen.
- Mit den Tätigkeitsbereichen starten — sie sind der Hebel für die richtige Zuweisung. Lieber einmal sauber pflegen, als später einzeln nachsortieren.
- Personalstamm zentral halten — wer in Hugo Learn (ggf. via M365-Sync) gepflegt ist, taucht hier automatisch auf. Doppelte Pflege sparen Sie sich.
- Neue Mitarbeiter sofort anlegen — die Erstunterweisung sollte vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Hugo Safe markiert neu Angelegte als „offen” (noch nicht unterwiesen).