Nachweis-Dossier

Das Nachweis-Dossier ist das Herzstück von Hugo Safe. Wenn die Berufsgenossenschaft, die Gewerbeaufsicht oder ein Sachverständiger nach Unfall fragt „Können Sie nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter unterwiesen wurden?”, erzeugen Sie hier das Dokument — auf Knopfdruck, ohne Excel-Archäologie.

Echtes Nachweis-Dossier als PDF: Kopf „Unterweisungsnachweis — Hugo Safe, Arbeitssicherheit & Brandschutz“ mit Mitarbeitername, Betrieb, Stand-Datum und verantwortlicher Ansprechperson; darunter eine Tabelle mit den absolvierten Unterweisungen, jeweils Rechtsgrundlage, Datum, Ergebnis in Prozent, Bestätigung (Ja) und „Aufbewahren bis“

Was im Dossier steht

Im Kopf des Dossiers stehen Mitarbeiter, Betrieb, Erstellungsdatum (Stand) und die verantwortliche Ansprechperson. Darunter listet eine Tabelle pro absolvierter Unterweisung:

Spalte	Inhalt
Unterweisung	Titel + zugehörige Rechtsgrundlage (z. B. „§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1”)
Datum	Tag des Abschlusses
Erg.	erreichtes Testergebnis in Prozent
Best.	aktive „Verstanden & befolge”-Bestätigung (Ja)
Aufbew. bis	empfohlenes Aufbewahrungs-Enddatum je Nachweis

Am Fuß des Dokuments steht ein Disclaimer, der die Abgrenzung klarstellt (Online-Theorie inkl. Verständnisprüfung; praktische und mündliche Anteile separat vor Ort; Aufbau auf der Gefährdungsbeurteilung; Verantwortung beim Arbeitgeber nach § 13 ArbSchG).

So ist auf einen Blick belegt: Wer wurde wann zu welchem Thema unterwiesen, mit welchem Ergebnis — und hat das aktiv bestätigt.

Dossier erzeugen

Unter Hugo Safe → Nachweise sehen Sie pro Mitarbeiter, wie viele Unterweisungen abgeschlossen sind. Ein Klick auf „Dossier (PDF)” neben der Person erzeugt deren revisionssicheres Nachweis-Dokument und lädt es als PDF herunter — fertig zum Weitergeben an die Berufsgenossenschaft oder zum Ablegen.

Nachweise-Übersicht in Hugo Safe: pro Mitarbeiter die Zahl der abgeschlossenen Unterweisungen und je ein Button „Dossier (PDF)“; darunter der Hinweis, dass Nachweise revisionssicher und dauerhaft vorgehalten werden, mit der DGUV-Aufbewahrungsempfehlung (mind. 2 Jahre, bei expositionsbezogenen Themen 5 Jahre)

Mitarbeiter ohne abgeschlossene Unterweisung haben (noch) keinen Nachweis — ihr Button bleibt inaktiv, bis die erste Unterweisung abgeschlossen ist.

Warum „revisionssicher”?

Jeder Eintrag im Dossier stammt aus dem Audit-Log und trägt einen Zeitstempel. Die Daten lassen sich nicht nachträglich unbemerkt verändern. Bei einer Prüfung können Sie damit lückenlos belegen, dass die Unterweisungen tatsächlich und termingerecht stattgefunden haben.

Aufbewahrung

Bewahren Sie die Unterweisungsnachweise auf. Die DGUV Information 211-005 nennt als Richtwert mindestens zwei Jahre; bei expositionsbezogenen Themen (Gefahrstoffe, Lärm, Schweißen, Biostoffe) sind fünf Jahre üblich. Genau dieses Enddatum weist das Dossier je Nachweis in der Spalte „Aufbew. bis” aus. Hugo Safe speichert die Nachweise über die gesamte Vertragslaufzeit, sodass Sie ältere Jahrgänge jederzeit erneut exportieren können. Details unter Rechtliche Hinweise.

Tipps

Einmal jährlich exportieren und ablegen — so haben Sie auch dann einen Stand griffbereit, wenn es schnell gehen muss.
Nach Unfall sofort ziehen — bei einer Regress- oder Haftungsfrage ist der zeitnahe Nachweis Gold wert.
An den externen Datenschutzbeauftragten / die Sicherheitsfachkraft weitergeben — das Dossier ist auch intern ein sauberer Statusbericht.