Fragebögen beantworten

Ein Auftraggeber schickt eine Excel-Datei mit 140 Fragen und einer Frist von zehn Tagen. Die Antworten stehen alle irgendwo in Ihrer Plattform — in den TOMs, im Verarbeitungsverzeichnis, in den ISMS-Maßnahmen, im Schulungsnachweis. Sie herauszusuchen und in eine fremde Tabelle zu übertragen, ist die eigentliche Arbeit.

Die Fragebogen-Antwortmaschine übernimmt das Heraussuchen und Formulieren. Prüfen und freigeben tun Sie. Sie finden sie in der Anwendung unter Lieferkette → Fragebögen beantworten (app.fraghugo.de/shield/fragebogen), verfügbar ab Datenschutz-Suite Pro, ab ISMS Professional und in Hugo Shield Premium.

Der Ablauf

Hochladen  →  Zuordnen  →  Beantworten lassen  →  Prüfen und freigeben  →  Export

1. Hochladen

Excel (.xlsx), CSV, Word (.docx) und PDF, bis 10 MB. Ziehen Sie die Datei in das Feld oder wählen Sie sie über die Schaltfläche aus — die Tastaturbedienung ist gleichwertig.

Die Datei wird im Browser gelesen. Das Zerlegen in Zeilen und Spalten geschieht auf Ihrem Rechner; an den Server geht erst die fertige Fragenliste, nachdem Sie die Zuordnung bestätigt haben. Das ist auch der Grund, warum große Dateien einen Moment brauchen: Es rechnet Ihr Browser.

2. Zuordnungsschritt

Nach dem Einlesen zeigt die Anwendung die erkannten Zeilen und fragt: Welche Spalte enthält die Frage? Wo soll die Antwort hin? Dazu Referenznummer, Abschnitt und Antworttyp, soweit vorhanden. Zeilen, die keine Frage sind — Überschriften, Erläuterungen —, wählen Sie ab.

Bitte wirklich hinsehen — dieser Schritt ist absichtlich langsam

Man könnte die Spalten raten und sofort loslegen. Aber wenn der Einleser die falsche Spalte für die Antwortspalte hält, merkt das niemand — bis die Datei beim Auftraggeber liegt und die Antworten dort neben den falschen Fragen stehen. Ein Blick auf fünf erkannte Zeilen kostet zwanzig Sekunden und verhindert genau das.

Hier tragen Sie außerdem Titel, anfragende Stelle und Frist ein. Die Frist erscheint später in der Liste und wird ab drei Tagen Restlaufzeit hervorgehoben.

3. Beantworten lassen

Jede Frage durchläuft zwei Stufen:

1. Antwortbibliothek. Haben Sie dieselbe Frage schon einmal freigegeben, wird diese Antwort genommen — in Sekunden, ohne Modellaufruf.
2. Faktenbestand. Sonst werden die passendsten belegten Aussagen aus Ihrem Sicherheitsprofil herausgesucht, und daraus wird eine Antwort formuliert — in der Sprache des Fragebogens, bei englischen Bögen also auf Englisch.

Findet sich kein passender Fakt, wird nichts erfunden. Die Frage wird als fehlt markiert, mit einem Hinweis, welche Angabe dafür nötig wäre.

Die Fragen werden in Gruppen von 20 parallel bearbeitet; der Fortschritt läuft sichtbar mit. Höchstens 400 Fragen je Bogen — größere Bögen teilen Sie bitte auf.

4. Prüfen und freigeben

In der Arbeitsansicht steht links die Fragenliste, rechts die einzelne Frage mit ihrer Antwort. Jede Antwort trägt drei Angaben:

Zustand — als Wort, nicht nur als Farbe:

Zustand	Bedeutung
belegt	hohe Konfidenz und mindestens eine benannte Quelle
prüfen	eine Antwort liegt vor, aber Konfidenz oder Quelle tragen sie nicht allein
fehlt	im System steht nichts dazu

Ohne Quelle nie „belegt”

Eine Antwort ohne benannte Quelle erreicht den Zustand belegt nicht — auch dann nicht, wenn das Modell sich sehr sicher ist. Konfidenz allein ist eine Selbstauskunft des Modells über sich selbst; sie sagt nichts darüber, ob die Aussage in Ihren Unterlagen steht.

Neben jeder Farbe steht deshalb ein Wort. Wer die Ampel nicht unterscheiden kann, liest „belegt”, „prüfen” oder „fehlt”.

Quellen — als anklickbare Verweise. Ein Klick öffnet die Maßnahme, die Richtlinie oder den Verzeichniseintrag, aus dem die Aussage stammt. So lässt sich in zwei Sekunden nachsehen, ob die Antwort trägt.

Herkunft — woher der Text kommt:

Herkunft	Bedeutung
aus der Antwortbibliothek	so haben Sie diese Frage schon einmal beantwortet
maschinell formuliert	aus dem Faktenbestand erzeugt
von Hand geschrieben	Sie haben den Text selbst eingetragen oder überarbeitet

Sie können jede Antwort überschreiben. Freigegeben wird je Frage; freigegebene Antworten werden bei einem erneuten Durchlauf nicht überschrieben.

„Nachweis ergänzen”

Steht zu einer Frage nichts im System, tragen Sie die Tatsache als einen Satz ein — etwa „Wiederherstellungstests der Datensicherung erfolgen halbjährlich, zuletzt im März 2026”.

Dieser Satz wird Teil Ihres Faktenbestands. Er beantwortet die Frage in diesem Bogen und künftig auch in anderen Bögen, und er überlebt den nächtlichen Neubau des Faktenbestands. Auf Wunsch lässt er sich zugleich als Maßnahme in den TOMs anlegen, damit die Aussage nicht nur im Fragebogen existiert.

Nach dem Ergänzen lassen Sie die offenen Fragen noch einmal beantworten — das zählt nicht als neuer Fragebogen (siehe Fair Use).

5. Export

Ausgegeben wird eine Excel-Datei mit zwei Blättern:

• Hinweise — das Deckblatt mit Titel, anfragender Stelle, Erstellungsdatum, der Zahl der freigegebenen Antworten und dem Kennzeichnungshinweis.
• Antworten — Nummer, Abschnitt, Frage, Antwort, Grundlage (die Quellen) und die Spalte „Freigegeben”.

Nur freigegebene Antworten stehen im Export. Was Sie nicht freigegeben haben, bleibt leer — nichts verlässt das Haus, das ein Mensch nicht angesehen hat. Solange keine Antwort freigegeben ist, ist die Schaltfläche gesperrt.

Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2024/1689

Die Datei trägt den Hinweis an zwei Stellen: sichtbar auf dem Deckblatt und maschinenlesbar in den Dateieigenschaften. Der Text lautet sinngemäß, dass die Antworten maschinell aus den dokumentierten Nachweisen des Unternehmens formuliert und vor der Weitergabe von einer verantwortlichen Person geprüft und freigegeben wurden — und dass sie eine Selbstauskunft sind, die keine Prüfung durch Dritte ersetzt.

Art. 50 Abs. 2 der KI-Verordnung verlangt für maschinell erzeugte Inhalte eine maschinenlesbare Kennzeichnung. Die Ausnahme für Systeme mit „unterstützender Funktion für die Standardbearbeitung” wäre hier vertretbar — der Bogen geht aber als eigene Erklärung an einen Dritten, und der Hinweis kostet nichts.

Antwortbibliothek

Jede freigegebene Antwort mit Quelle wandert in die Antwortbibliothek und wird beim nächsten Bogen zuerst genommen. Bei einem zweiten Fragebogen mit ähnlichen Fragen ist ein großer Teil damit in Sekunden beantwortet.

Der eigentliche Zweck ist aber nicht Tempo, sondern Konsistenz: Dieselbe Frage soll nicht zweimal unterschiedlich beantwortet werden. Ein Prüfer, der beide Bögen vor sich hat — und in größeren Konzernen liegen sie im selben Lieferantenportal —, sieht den Widerspruch sofort, und dann steht nicht die Antwort in Frage, sondern Ihre Sorgfalt.

Antworten ohne Quelle kommen nicht in die Bibliothek. Sonst würde eine einmal unbelegt formulierte Aussage zur Dauerantwort für alle künftigen Bögen.

Fair Use

Tarif	Fragebögen je Monat
Hugo Shield Premium	5
Datenschutz-Suite Pro · ISMS Professional	20
Datenschutz-Suite Premium · ISMS Enterprise	unbegrenzt

Dazu: höchstens 400 Fragen je Bogen.

Gezählt wird der erste Antwortlauf eines Bogens. Ein zweiter Durchlauf — etwa nachdem Sie fehlende Nachweise ergänzt haben — zählt nicht erneut. Ist das Kontingent erschöpft, erscheint ein Hinweis mit dem Stand; der nächste Monat beginnt mit einem neuen Kontingent.

Grenzen

Eingescannte PDF-Dateien werden abgelehnt. Enthält ein PDF kaum Text, ist es vermutlich ein Scan; die Anwendung sagt das und bittet um die Excel- oder Word-Fassung. Eine Texterkennung bauen wir bewusst nicht ein: Ihre Fehler wären nicht sichtbar, sie stünden als scheinbar saubere Frage in der Liste — und die falsch gelesene Frage würde falsch beantwortet. Der Fehler landete in den Antworten, für die Sie geradestehen.

SIG und CAIQ werden nicht unterstützt

Der Standardized Information Gathering Questionnaire (SIG) und der Consensus Assessments Initiative Questionnaire (CAIQ) lassen sich hier nicht verarbeiten.

Beide sind lizenzpflichtige Werke Dritter. Die SIG-Lizenzbedingungen untersagen ausdrücklich, den Fragenkatalog auf eine fremde Plattform zu übertragen oder ihn in ein mandantenübergreifendes KI-System einzugeben. Wir halten uns daran, statt die Frage in Ihre Verantwortung zu schieben.

Bekommen Sie einen solchen Bogen, beantworten Sie ihn außerhalb der Anwendung — Ihr Sicherheitsprofil und der Faktenbestand helfen Ihnen dabei trotzdem, weil dort dieselben Angaben mit Quelle stehen.

Zwei weitere Punkte, die regelmäßig gefragt werden:

• Es wird nichts automatisch verschickt. Die Anwendung erzeugt eine Datei; wer sie wem schickt, entscheiden Sie.
• Die Antworten sind Vorschläge aus Ihren eigenen Daten. Freigabe und Richtigkeit verantworten Sie. Fragebögen und ihre Inhalte bleiben in Ihrer Organisation und werden nicht zum Training verwendet.

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