Schatten-KI-Radar

Das KI-Register beantwortet die Frage „Welche KI setzen wir ein?” nur so gut, wie jemand sie beantworten kann. In den meisten Betrieben kennt niemand die vollständige Liste: Werkzeuge kommen über einen einzelnen Klick ins Haus, nicht über eine Beschaffung.

Der Schatten-KI-Radar schließt diese Lücke von der anderen Seite. Er liest aus Ihrem angebundenen Microsoft-365-Mandanten, welche KI-Dienste mit Firmenkonten verbunden sind — und macht daraus Registereinträge, Schulungszuweisungen und Richtlinien-Kenntnisnahmen.

Sie finden ihn in der Anwendung unter KI-Compliance → Schatten-KI-Radar (app.fraghugo.de/dsb/ki-register/radar). Er ist Teil von Hugo KI (49 € im Monat) und in Hugo DSB Pro und Premium enthalten. Einen eigenen Preis hat er nicht.

Voraussetzungen

Microsoft 365 muss verbunden sein

Die Verbindung entsteht direkt auf der Radar-Seite über die Schaltfläche Microsoft 365 verbinden. Ist noch keine Verbindung vorhanden, zeigt die Seite statt der Funde den Hinweis Zuerst Microsoft 365 verbinden.

Besteht die Verbindung bereits für den Nutzer-Abgleich von Hugo Learn, wird sie weiterverwendet. Sie brauchen keine zweite Anbindung — nur eine Erweiterung der Berechtigungen (siehe unten Berechtigungen erweitern).

Die anmeldende Person braucht zweierlei

Nicht nur die Administrator-Zustimmung, sondern zusätzlich eine Verzeichnisrolle:

Globaler Leser oder
Berichtsleser oder
Sicherheitsleser

Ein Anwendungsadministrator reicht nicht. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass die Zustimmung im Microsoft-Dialog gelingt und die Abfrage danach trotzdem mit einem 403 antwortet. Wenn die Verbindung steht, der Lauf aber „Berechtigung fehlt” meldet, prüfen Sie zuerst die Verzeichnisrolle der Person, die zugestimmt hat — nicht die Zustimmung selbst.

Für die Anmeldungen zusätzlich Entra ID P1

Die Auswertung, welche Dienste tatsächlich benutzt werden, liest die Anmeldeprotokolle von Microsoft Entra ID. Dafür braucht der Mandant Entra ID P1. Die Lizenz ist in Microsoft 365 Business Premium enthalten.

Ohne P1 funktioniert der Radar trotzdem. Er sieht dann die zugestimmten Anwendungen — also welche Dienste Zugriff auf Konten und Daten haben —, aber nicht, was davon im Alltag benutzt wird. Die Statuskarte sagt das offen: Das Signal Anmeldungen steht dann auf „nicht verfügbar”.

Die drei Berechtigungssätze

Der Radar verlangt nicht alles auf einmal. Es gibt drei Stufen; Sie entscheiden, wie weit Sie gehen. Jede Erweiterung ist eine neue Zustimmung im Microsoft-Dialog.

Satz	Berechtigungen	Wofür
`basis`	`User.Read.All`	Nutzer-Abgleich für Hugo Learn — Mitarbeiterstamm, Abteilungen. Der Radar bleibt aus.
`radar`	zusätzlich `Application.Read.All`, `Directory.Read.All`, `AuditLog.Read.All`	Zugestimmte Anwendungen und (mit Entra ID P1) die Anmeldungen
`radar_reports`	zusätzlich `Reports.Read.All`	Der Copilot-Nutzungsbericht

Alle Berechtigungen sind lesend. Der Radar schreibt nichts in Ihren Mandanten zurück und kann insbesondere eine erteilte Zustimmung nicht widerrufen — das bleibt Ihre Aufgabe im Microsoft-Portal.

Directory.Read.All steht nicht zum Aufräumen bereit: Die Abfrage der erteilten Zustimmungen (oauth2PermissionGrants) braucht genau diese Berechtigung, Application.Read.All allein genügt dort nicht.

Aktivierung Schritt für Schritt

Radar-Seite öffnen — KI-Compliance → Schatten-KI-Radar.
„Radar aktivieren” anklicken.
Im Dialog steht, was der Radar tut. Drei Absätze, bevor irgendetwas passiert: was gelesen wird, was nicht gelesen wird und wie ausgewertet wird. Dazu die Rechtsgrundlage.
Pflicht-Bestätigung zur Mitbestimmung. Ohne Häkchen aktiviert das Formular nichts; es erscheint der Hinweis „Bitte bestätigen Sie den Punkt zur Mitbestimmung.” Die Begründung steht unten unter Personenbezug und Betriebsrat.
„Jetzt prüfen” startet den ersten Lauf. Der erste Lauf sieht 30 Tage rückwärts und dauert entsprechend länger als die täglichen.

Fehlen für eine Stufe noch die Berechtigungen, führt die Schaltfläche Berechtigungen erweitern zurück in den Microsoft-Dialog. Danach landen Sie wieder auf der Radar-Seite.

Was gelesen wird — und was nicht

Gelesen wird:

welche Anwendungen in Ihrem Mandanten registriert sind,
welche Berechtigungen diese Anwendungen haben,
wer zugestimmt hat — ein Administrator für alle oder eine einzelne Person für sich selbst,
und, mit Entra ID P1, welche Dienste tatsächlich benutzt werden.

Nicht gelesen werden Inhalte. Keine Eingaben, keine Antworten, keine E-Mails, keine Dateien. Was jemand einer KI geschrieben hat, sieht der Radar nicht — dafür fordert er gar nicht erst die nötigen Berechtigungen an.

Nicht sichtbar ist die Nutzung mit privaten Konten im Browser. Wer ChatGPT mit seiner privaten Mailadresse in einem Browsertab öffnet, taucht in keinem Verzeichnis auf. Dagegen helfen eine KI-Nutzungsrichtlinie und Schulung, nicht ein Werkzeug. Die Radar-Seite sagt das ausdrücklich, im Kasten Was der Radar nicht sieht — ein Werkzeug, das den Eindruck erweckt, alles zu sehen, ist irreführender als eines, das seine Grenze nennt.

Funde verstehen

Ein Fund ist ein Dienst, nicht ein Ereignis. Die Tabelle zeigt je Zeile den Dienst mit Anbieter und Kategorie, die Zahl der Konten, die Abteilungen, die Zugriffstiefe, den letzten Kontakt und den Zustand.

Signale — woher der Fund kommt

Signal	Bedeutung
Zugestimmte Anwendung	Der Dienst ist im Mandanten registriert und hat Berechtigungen erhalten. Sagt nichts darüber, ob er benutzt wird.
Anmeldung	Es hat sich jemand mit einem Firmenkonto bei diesem Dienst angemeldet. Braucht Entra ID P1.
Copilot-Bericht	Aus dem Microsoft-365-Copilot-Nutzungsbericht. Braucht den Satz `radar_reports`.

Ein Dienst kann mehrere Signale gleichzeitig tragen. Eine zugestimmte Anwendung ohne einzige Anmeldung ist der Regelfall bei Werkzeugen, die jemand einmal ausprobiert und dann liegen gelassen hat — der Zugriff besteht trotzdem weiter.

Zugriffstiefe — drei Stufen

Die Berechtigungen, die eine Anwendung erhalten hat, werden zu einer von drei Stufen zusammengefasst und immer mit Text angezeigt, nicht nur mit Farbe:

Stufe	Heißt
liest Inhalte	Zugriff auf Mail, Dateien, SharePoint, Teams oder Notizen
liest Kalender oder Kontakte	Zugriff auf Termine, Kontakte, Verzeichnisdaten
nur Profilangaben	Name und Mailadresse zur Anmeldung, mehr nicht

„Liest Inhalte” ist die Stufe, bei der eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO in Betracht kommt und ein Blick in die Vertragslage mit dem Anbieter fällig ist. Der Detailbereich eines Fundes nennt dafür die Angaben aus dem Dienste-Katalog: Anbieter, Hosting-Region, Datenrolle (Auftragsverarbeitung möglich oder Anbieter verarbeitet zu eigenen Zwecken) und ob der Anbieter Eingaben standardmäßig zum Training verwendet.

Zustimmungsart — der fachlich wichtigste Unterschied

Wert	Heißt
`AllPrincipals`	Ein Administrator hat den Dienst für alle freigegeben. Das war eine bewusste Entscheidung.
`Principal`	Eine einzelne Person hat selbst zugestimmt. Das ist der klassische Fall von Schatten-IT.
gemischt	Teils vom Administrator freigegeben, teils von einzelnen Personen selbst zugestimmt.

Diese Spalte trennt „wir haben das eingeführt” von „das ist uns passiert”. Beides kann in Ordnung sein — aber es sind unterschiedliche Gespräche.

Abteilungen erst ab fünf Personen

Abteilungswerte erscheinen erst, wenn mindestens fünf Personen dahinterstehen. Darunter steht „unter fünf Personen”.

Das ist keine Formalie: In einer Abteilung mit drei Beschäftigten ist jede Zahl eine Personenauskunft, auch ohne Namen.

Der Zustand „zu prüfen”

Unbekannte Anwendungen, deren Name oder Domain auf KI hindeutet (ai, gpt, copilot, assistant, llm), landen als zu prüfen — nie automatisch als KI-Dienst. Das heißt: Der Verdacht steht, eingeordnet hat den Dienst aber niemand.

Sie können einen solchen Eintrag über Für den Katalog vorschlagen an die frag.hugo-Redaktion melden. Er wird dann geprüft und gegebenenfalls in den Dienste-Katalog aufgenommen, aus dem alle Kunden lesen.

Aktionen aus einem Fund

Der Radar endet nicht beim Fund. Aus dem Detailbereich heraus stehen vier Wege offen:

Ins KI-Register übernehmen. Legt einen Registereintrag mit Vorbelegung an — Name, Anbieter, Rolle, Vorschlag für die Risikoklasse. Der Eintrag trägt danach die Kennzeichnung „aus Radar” und führt zum Fund zurück. Der Zustand des Fundes wechselt auf im Register.
KI-Schulung zuweisen. Zwei Module: „KI verstehen: Grundlagen für den Arbeitsalltag” und „KI sicher nutzen: Daten, Fakten, Urheberrecht” — zugewiesen ohne Frist und ohne Pflicht. Das ist Absicht: Wer eine Zuweisung bekommt, weil ein Werkzeug auf einer Liste steht, soll darin keinen Vorwurf lesen. Eine Auflage mit Frist wird als Abmahnung verstanden, und dann lernt niemand mehr etwas.
KI-Nutzungsrichtlinie zur Kenntnisnahme geben. Das Dokument aus dem KI-Dokumente-Generator geht an die betroffenen Personen — als Kenntnisnahme, nicht als Unterschrift.
Zustand setzen: genehmigt, geduldet, blockiert oder ignoriert, jeweils mit Notiz. Die Entscheidung wird protokolliert.

Personenbezug und Betriebsrat

Voreinstellung ist aggregiert

Der Radar zeigt zunächst ausschließlich: Dienste, Kontenzahl, Abteilungen ab fünf Personen, Zeitraum. Keine Namen.

Das ist die Voreinstellung, weil ein Personenbezug nur zulässig ist, soweit anonyme Daten den Zweck nicht erreichen.

Der Personenbezug ist ein eigener Schalter

Wird er eingeschaltet, sehen Sie, welche Person welchen Dienst benutzt, und können einzelne Personen gezielt schulen.

Beim Abschalten werden die Kontenzeilen sofort gelöscht — nicht nur ausgeblendet. Ein Schalter, der Daten nur versteckt, ist keine Löschung, sondern sieht nur so aus.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse an der Informationssicherheit, gestützt auf die Pflicht aus Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Auf § 26 Abs. 1 BDSG stützen wir uns bewusst nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Vorschrift unangewendet zu bleiben hat (BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21). Ein Beschäftigtendatengesetz, das an ihre Stelle träte, gibt es bis heute nicht.

Mitbestimmung — schon die Aktivierung

Eine Auswertung, welche Person welchen Dienst nutzt, ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten geeignet ist. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kommt es auf genau diese objektive Eignung an, nicht auf die Absicht (BAG, Beschluss vom 16.07.2024 – 1 ABR 16/23).

Mitbestimmungspflichtig ist deshalb schon die Aktivierung des Radars, nicht erst das Einschalten des Personenbezugs. Aus diesem Grund steht die Pflicht-Bestätigung im Aktivierungsdialog und nicht am Schalter.

Ist in Ihrer Organisation der Betriebsrats-Modus aus Hugo Learn aktiv, ist der Schalter für den Personenbezug gesperrt. Die aggregierte Auswertung läuft weiter.

Die Muster-Dokumente im Rechtspaket sind Vorlagen und ersetzen keine Rechtsberatung. Stimmen Sie sie betriebsindividuell ab.

Speicherdauer

Funde werden zwölf Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

Fehlermeldungen und was sie bedeuten

„Entra ID P1 nicht vorhanden”

Diese Meldung ist weniger eindeutig, als sie klingt. Microsoft gibt denselben Fehlercode auch dann zurück, wenn

eine Verzeichnisrolle fehlt (siehe Voraussetzungen) oder
der Lizenz-Zwischenspeicher kalt ist — also die Lizenz frisch zugewiesen wurde und im Mandanten noch nicht überall bekannt ist.

Prüfen Sie deshalb in dieser Reihenfolge: Rolle der zustimmenden Person, dann Lizenz, dann einen weiteren Lauf am Folgetag. Der Radar erkennt erst nach einer Wiederholung auf „keine Lizenz”.

„Der Lauf hat keine Daten zurückbekommen” (Zustand unklar)

Microsoft drosselt Abfragen auf Aktivitätsprotokolle und antwortet dann leer statt mit einem Fehler. Ein solcher Lauf wird als unklar vermerkt.

Das ist ausdrücklich kein „nichts gefunden”. Ein leerer Lauf, der als Entwarnung gelesen wird, ist schlimmer als gar kein Lauf. Versuchen Sie es später erneut; der nächste tägliche Lauf holt den Zeitraum nach.

„Berechtigung fehlt”

Die Verbindung besteht, aber der angeforderte Berechtigungssatz deckt die Abfrage nicht ab — oder der zustimmenden Person fehlt die Verzeichnisrolle. Berechtigungen erweitern führt zurück in den Microsoft-Dialog.

Grenzen des Copilot-Berichts

Der Copilot-Bericht liefert nur eine Anzahl, keine Zuordnung zu Personen. Microsoft anonymisiert die Kennungen in Berichten mandantenweit; die Einstellung lässt sich nur für den ganzen Mandanten abschalten, nicht je Abfrage — und das verlangen wir von Ihnen nicht.

Außerdem zeigt der Bericht nur lizenzierte Copilot-Nutzung. Wer Copilot ohne Lizenz nicht benutzen kann, taucht darin auch nicht auf.

Takt

Der Radar läuft täglich um 04:10 UTC je Verbindung. Zusätzlich können Sie über Jetzt prüfen einen Lauf von Hand anstoßen; das ist auf einen Lauf je Stunde begrenzt.

Der tägliche Takt ist keine Bequemlichkeit: Microsoft bewahrt die Anmeldeprotokolle nur 30 Tage auf. Ohne täglichen Lauf entstehen Lücken, die sich später nicht mehr schließen lassen.