Was der Assistent kann

Der Assistent wählt das passende Werkzeug selbst; Sie sprechen in normalen Sätzen. Er darf nie mehr als Ihr Konto in der App. Ein Bereich, den Ihr Tarif nicht enthält oder den Ihre Rolle nicht sieht, ist auch für ihn gesperrt. Dann nennt er den Grund und einen Link in die App.

Ohne Konto

Kostenlos und ohne Anmeldung:

• dokumentierte DSGVO-Bußgelder mit Behörde, Betrag und Quelle
• Fristen aus DSGVO, NIS2, KI-Verordnung und Cyber Resilience Act
• Prüfstand-Urteil zu einer Software, zehn Kriterien mit Belegen
• neue Unterauftragnehmer bei Microsoft, Google, AWS und anderen
• die zuständige Aufsichtsbehörde nach Bundesland oder Postleitzahl
• die Ransomware-Lage in Deutschland, nach Branche
• die E-Mail-Sicherheit einer Domain
• eine Datenschutz-Prüfung Ihrer Website mit Hugo Check und ihr Ergebnis
• ein Steckbrief für einen Lieferanten (Mail-Sicherheit, Prüfstand, Bußgelder)

Mit Ihrem Konto

Überblick und nächster Schritt

• Ihren Stand in „Ihr Weg“: was erledigt ist, was fehlt und was als Nächstes dran ist
• Stammdaten der Firma lesen und ergänzen, zum Beispiel Anschrift, Zuständigkeiten und Betriebsprofil
• alle Einträge suchen und einzeln ansehen, mit fehlenden Pflichtangaben und dem Kommentar Ihres Datenschutzbeauftragten
• Aufgaben anlegen und erledigen
• Ihre offenen Fristen: Datenpannen, Betroffenenanfragen, Einträge zur Prüfung

Datenschutz-Unterlagen

• Verarbeitungsverzeichnis, auf Wunsch aus über 600 Vorlagen
• Dienstleister mit Auftragsverarbeitungsvertrag
• TOMs, Löschkonzept, Datenschutzerklärung, Datenschutz-Folgenabschätzung
• Vorlagen gesammelt übernehmen. Was es schon gibt, legt er kein zweites Mal an und sagt Ihnen das.
• Einträge zur Prüfung an Ihren Datenschutzbeauftragten geben

Vorfälle

• eine Datenpanne anlegen, mit 72-Stunden-Frist und Meldungsentwurf
• eine Betroffenenanfrage anlegen, mit Monatsfrist und Antwortentwurf
• eine neue Software einführen: Entwurf fürs Verarbeitungsverzeichnis und Prüfung des AVV

Mitarbeitende und Schulungen

• die Mitarbeiterliste anlegen, auch aus einer Liste, die Sie ins Gespräch kopieren. Dabei geht noch keine Mail raus.
• Mitarbeitende einladen
• Schulungen von Hugo Learn und Unterweisungen von Hugo Safe zuweisen, erinnern oder die Frist ändern
• den Stand der Schulungen abfragen, so weit Ihre Rolle ihn in der App sieht

Bestandsaufnahme

• die offenen Fragen gemeinsam durchgehen und beantworten
• Rückfragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten
• die Bestandsaufnahme einreichen

Phishing-Simulation

• den Stand ansehen und was bis zur ersten Übung noch fehlt
• eigene Übungsmails schreiben
• eine Welle planen oder stoppen und den Autopiloten einstellen

Dokumente und Richtlinien

• Dokumente aus Vorlagen ausfüllen und eigene Texte ablegen
• Richtlinien den Mitarbeitenden zur Kenntnis oder zur Unterschrift geben

KI-Register, NIS2 und Cyber Resilience Act

• KI-Systeme eintragen; die Einstufung nach KI-Verordnung rechnet frag.hugo wie in der App
• die NIS2-Betroffenheit festhalten
• Produkte für den Cyber Resilience Act erfassen

Lieferkette und Sicherheitsprofil

• Sicherheitsfakten sammeln und das Sicherheitsprofil veröffentlichen
• Websites in die Überwachung von Hugo Check aufnehmen oder entfernen
• einem Dienstleister den AVV zum Online-Abschluss oder einen Fragebogen schicken

Löschen und Rückgängig

• Einträge löschen
• Änderungen an Einträgen 90 Tage lang zurücknehmen

Was sofort geschieht und was eine Bestätigung braucht

Sofort, mit Protokoll: Einträge anlegen und ändern. Jede Änderung steht unter Was Ihr Assistent geändert hat und lässt sich zurücknehmen.

Erst nach einer Vorschau und Ihrem Ja: alles, wobei eine Mail an Menschen geht oder etwas verschwindet. Das sind Einladungen, das Zuweisen von Schulungen und Unterweisungen, Richtlinien an Mitarbeitende, Phishing-Wellen, eigene Übungsmails, der Phishing-Autopilot, Mails an Dienstleister, das Veröffentlichen des Sicherheitsprofils, das Einreichen zur Prüfung, Datenpannen, Betroffenenanfragen und Software-Einführungen, eine neue E-Mail-Adresse Ihres Datenschutzbeauftragten in den Stammdaten, das Löschen und das Zurücknehmen selbst. Auch eine Aufgabe, die einer anderen Person zugewiesen wird, gehört dazu, weil diese Person eine Mail bekommt.

Die Vorschau nennt, was genau passiert, wer wie viele Mails bekommt und was sich danach nicht mehr zurückholen lässt. Sie gilt 15 Minuten. Ändert sich in der Zwischenzeit etwas an der Anfrage, fragt der Assistent neu.

Was bewusst in der App bleibt

• Hinweisgebersystem: Der Assistent liest und schreibt dort nichts. Die Identität der Person, die einen Hinweis gibt, darf nicht in ein fremdes KI-System.
• Inhalte von Datenpannen und Betroffenenanfragen: Anlegen geht, Beschreibungen und Namen liest er nicht. Die Fristen sieht er.
• Rechte, Rollen, Passwörter und Anmeldung vergeben Sie nur in der App.
• Mitarbeitende löschen geht nur in der App, weil dabei Schulungs- und Unterweisungsnachweise verloren gehen.
• Phishing: Er gibt keine KI-erzeugten Köder frei und zeigt keine Ergebnisse je Person.
• Meldefälle nach dem Cyber Resilience Act legen Sie über den geführten Weg der App an.
• Käufe, Tarifwechsel und Zusatzpakete nur in der App.
• Dateien: Hochladen von PDFs oder Word-Dateien geht über einen Link in die App, den der Assistent Ihnen nennt. Texte legt er direkt ab.

An der Arbeit Ihres Datenschutzbeauftragten ändert sich nichts. Was Sie einreichen, prüft er wie bisher.