Datenschutz beim KI-Assistenten

Wer was verarbeitet

Ihr KI-Anbieter. Was Sie Ihrem Assistenten sagen und was er aus frag.hugo liest, verarbeitet Ihr KI-Anbieter, also Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT) oder Microsoft (Copilot). Er ist dabei Ihr Auftragsverarbeiter, nicht unserer. Für personenbezogene Daten, zum Beispiel Ihre Mitarbeiterliste, nutzen Sie deshalb einen Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag, etwa Claude Team oder Enterprise, ChatGPT Business oder Enterprise oder Microsoft 365 Copilot. Mit einem privaten Konto gibt es keinen solchen Vertrag.

frag.hugo. Wir sehen nur, was der Assistent an ein Werkzeug übergibt, etwa einen Suchbegriff, eine Domain oder die Angaben für einen neuen Eintrag. Ihre Gespräche sehen wir nicht. Die Inhalte laufen über unseren Server für KI-Assistenten (mcp.fraghugo.de). Er läuft bei Cloudflare und leitet die Inhalte dort nur durch, ohne sie zu speichern. Gespeichert wird in Ihrem frag.hugo-Konto, wie bei einem Eintrag aus der App.

Was wir speichern

• Ohne Konto: Eingaben an die öffentlichen Werkzeuge speichern und protokollieren wir nicht. Nur die Website-Prüfung protokolliert die geprüfte Adresse, wie bei Hugo Check auf der Website.
• Die Verbindung: Zeitpunkt, Name des Assistenten und Firma. Sie endet nach 90 Tagen ohne Nutzung oder wenn Sie sie unter Einstellungen → KI-Assistenten trennen.
• Jede Änderung: der Stand vorher und nachher, damit Sie sie zurücknehmen können. Die Inhalte bleiben 90 Tage, die Zeile ohne Inhalt 13 Monate.

Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitt „frag.hugo für KI-Assistenten“.

Was der Assistent nie zu sehen bekommt

• Das Hinweisgebersystem. Weder lesen noch schreiben. Die Identität der hinweisgebenden Person darf nicht in ein fremdes KI-System.
• Inhalte von Datenpannen und Betroffenenanfragen. Anlegen geht, Beschreibungen und Namen liest er nicht. Er sieht nur Frist und Status.
• Ergebnisse der Phishing-Simulation je Person. Nur die Gesamtzahlen einer Welle.
• Zugangsdaten. Legt er Konten ohne E-Mail-Adresse an, stehen die Zugangsdaten nur in der Druckliste der App.

Er darf nie mehr als Sie

Der Assistent arbeitet mit Ihren Rechten. Was Ihr Tarif oder Ihre Rolle in der App nicht erlaubt, kann er auch nicht. Rechte vergeben, Rollen ändern, Passwörter und Anmeldung bleiben in der App, dafür hat der Assistent gar kein Werkzeug. Innerhalb Ihrer Rechte kann er handeln, auch wenn ihn ein präpariertes Dokument im Gespräch auf eine falsche Idee bringt. Deshalb kommt vor Mails und Löschen immer die Vorschau, und alles andere steht im Protokoll.

Mails und Löschen nur mit Ihrem Ja

Bevor eine Mail an Menschen geht oder etwas gelöscht wird, zeigt der Assistent eine Vorschau mit Empfängern und Anzahl. Erst nach Ihrem Ja passiert es. Welche Aktionen das betrifft, steht unter Was der Assistent kann.

Mikrofon

In der frag.hugo-App gibt es kein Mikrofon. Wenn Sie Ihrem Assistenten etwas diktieren, nimmt die App Ihres KI-Anbieters die Sprache auf, nicht frag.hugo.

Für Ihren Datenschutzbeauftragten

Ihr Datenschutzbeauftragter sieht Einträge des Assistenten wie jeden anderen Eintrag. Was Sie einreichen, prüft er wie bisher. Ob Sie für den Einsatz des KI-Assistenten etwas im Verarbeitungsverzeichnis ergänzen sollten, klären Sie am besten mit ihm.