Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme ist das Erstaudit Ihres Datenschutzes. Ihr Datenschutzbeauftragter soll Ihren Betrieb so kennen, als würde er bei Ihnen arbeiten. Statt vieler Beratungsstunden beantworten Sie Fragen zu Ihrem Betrieb — daraus entstehen die Unterlagen, die Sie nach der DSGVO brauchen.

Sie finden sie unter Ihr Datenschutzbeauftragter → Bestandsaufnahme. Auf der Startseite steht sie als Schritt in Ihr Weg.

So läuft es ab

1. Sie beantworten die Fragen — allein oder mit Kolleginnen, Kollegen und Ihrem IT-Dienstleister.
2. Die App bereitet alles vor — Verzeichnis der Verarbeitungen, Dienstleister und Verträge, Löschfristen, Schutzmaßnahmen, Richtlinien und einen Maßnahmenplan, jeweils als Entwurf.
3. Ihr Datenschutzbeauftragter prüft alles — erst nach seiner Freigabe sehen Sie die Ergebnisse.

Wie lange es dauert

Insgesamt rund zwei Stunden, verteilt auf Abschnitte von 5 bis 15 Minuten. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen: Jede Antwort wird sofort gespeichert, Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Was die App schon über Ihren Betrieb weiß (Firmenangaben, bereits angelegte Einträge), ist vorausgefüllt — Sie bestätigen oder korrigieren es nur.

Welche Fragen Sie sehen, hängt von Ihren Antworten ab. Wer keine Videoüberwachung hat, bekommt dazu keine weiteren Fragen.

Abschnitte weitergeben

Manche Fragen beantwortet jemand anderes besser — die IT-Fragen Ihr IT-Dienstleister, die Fragen zu Personal die Personalabteilung. Mit Weitergeben wählen Sie Abschnitte aus und erstellen einen Link.

• Die Person braucht kein eigenes Konto. Sie sieht nur die Abschnitte, die Sie ausgewählt haben.
• Ihre Antworten erscheinen sofort bei Ihnen.
• Sie können einen Link jederzeit zurückziehen.

Unterlagen hochladen

Haben Sie schon Unterlagen — Verträge mit Dienstleistern, Richtlinien, ein altes Verzeichnis, ein Backupkonzept? Laden Sie sie im Kasten Unterlagen hoch, auch wenn sie veraltet sind. Die App liest sie, ordnet sie ein und berücksichtigt sie: Ein aktuelles Dokument wird übernommen statt neu geschrieben, ein veraltetes gezielt ergänzt.

• Möglich sind Word, Excel, PowerPoint, PDF, Text, CSV, OpenDocument, Bilder und ZIP-Archive, bis 50 MB je Datei. Ältere Formate (.doc, .xls) bitte vorher als .docx, .xlsx oder PDF speichern.
• Bilder und gescannte PDFs ohne Text kann die App nicht lesen; sie werden gespeichert und von Ihrem Datenschutzbeauftragten angesehen.
• Die Mitarbeiterliste (Excel oder CSV) liest die App ohne künstliche Intelligenz. Sie sorgt dafür, dass alle Beschäftigten Schulungen und Richtlinien bekommen.

Einreichen

Haben Sie alle Abschnitte abgeschlossen, reichen Sie die Bestandsaufnahme ein. Danach wertet die App Ihre Antworten aus — das dauert meist nur wenige Minuten — und Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt sie zur Prüfung.

Hat er eine Rückfrage, gibt er die Bestandsaufnahme mit seiner Frage an Sie zurück. Sie beantworten sie und reichen erneut ein.

Das Ergebnis

Nach der Freigabe sehen Sie:

• die zehn wichtigsten Maßnahmen zuerst,
• einen Bericht über den Stand Ihres Datenschutzes,
• die neuen und ergänzten Einträge in Verzeichnis, Dienstleistern, Löschkonzept und Schutzmaßnahmen — gekennzeichnet, damit Sie sehen, was aus der Bestandsaufnahme stammt,
• die erstellten Dokumente zum Herunterladen.

Angaben, die noch fehlen (zum Beispiel ein Ansprechpartner oder eine Frist), ergänzen Sie über Offene Angaben ergänzen.

Im Tarif Lite

Im Tarif Lite sind keine Beratungsstunden enthalten. Die App erstellt die Ergebnisse deshalb automatisch und kennzeichnet sie als „noch nicht von Ihrem Datenschutzbeauftragten geprüft“. Sie prüfen die Entwürfe selbst und setzen sie in Kraft. Eine Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten können Sie mit Prüfung anfragen über ein Stundenpaket bekommen.

Künstliche Intelligenz

Die Auswertung Ihrer Antworten und Unterlagen nutzt künstliche Intelligenz über unseren Auftragsverarbeiter OpenAI (siehe Unterauftragsverarbeiter). Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt; Mitarbeiterlisten gehen nie an die KI.

Haben Sie die KI in den Einstellungen ausgeschaltet, wertet die App Ihre Antworten nach festen Regeln aus. Der Bericht besteht dann aus Standardtexten, und hochgeladene Unterlagen werden gespeichert, aber nicht gelesen.

Die App entscheidet nie selbst: Jeder Vorschlag ist ein Entwurf, bis Ihr Datenschutzbeauftragter (oder im Tarif Lite Sie selbst) ihn freigibt.

Jedes Jahr wieder

Datenschutz ändert sich mit Ihrem Betrieb. Die Bestandsaufnahme lässt sich jährlich wiederholen — dann sind Ihre Antworten aus dem Vorjahr vorausgefüllt, und Sie ändern nur, was sich geändert hat.