Mit Ihrem KI-Assistenten ausfüllen

Sie können Ihren eigenen KI-Assistenten mit frag.hugo verbinden: Claude, ChatGPT (als eigenes Plugin) und, nach der Freigabe durch Microsoft, Microsoft 365 Copilot. Danach sagen Sie ihm in normalen Sätzen, was eingetragen werden soll, und er legt die Einträge in Ihrem frag.hugo-Konto an. Statt Formulare an drei Abenden auszufüllen, erzählen Sie von Ihrer Firma, und der Assistent fragt nach, was noch fehlt.

Was Sie zur Prüfung einreichen, landet bei Ihrem Datenschutzbeauftragten auf demselben Weg wie ein Eintrag aus der App. Er gibt frei oder fragt nach.

Was der Assistent für Sie eintragen kann

Alles, was Ihr Konto in der App auch darf, zum Beispiel:

• Einträge im Verarbeitungsverzeichnis, auf Wunsch aus über 600 Vorlagen
• Dienstleister mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• TOMs, Löschkonzept, Datenschutzerklärung und Datenschutz-Folgenabschätzung
• die Mitarbeiterliste, Einladungen, Schulungen von Hugo Learn und Unterweisungen von Hugo Safe
• die offenen Fragen der Bestandsaufnahme
• eigene Übungsmails und Wellen der Phishing-Simulation
• KI-Register, NIS2-Betroffenheit, Produkte für den Cyber Resilience Act und das Sicherheitsprofil

Welche Bereiche das bei Ihnen sind, hängt von Ihrem Tarif und Ihrer Rolle ab. Der Assistent darf nie mehr als Sie in der App. Die ganze Liste steht unter Was der Assistent kann.

Drei Beispiele

Geschäftsführerin, 35 Beschäftigte, in Claude am Laptop: „Hier ist unsere Software-Liste und die Mitarbeiterliste. Leg alles an, lade alle zur Datenschutzschulung ein und sag mir, was noch fehlt.“ Der Assistent legt Dienstleister und Personen an, zeigt vor dem Einladen, wer eine Mail bekommt, und nennt die Lücken.

Office-Manager, unterwegs am Handy diktiert: „Die drei Neuen ab Montag bekommen die Unterweisungen Bildschirmarbeit und Brandschutz, Frist in vier Wochen.“ Vor dem Zuweisen sehen Sie, an wen die Mails gehen. Nach Ihrem Ja stehen die Unterweisungen in Hugo Safe.

IT-Leiter: „Wir haben jetzt BitLocker auf allen Laptops und ein zweites Backup außer Haus. Trag das bei den TOMs ein.“ Die Maßnahmen stehen danach im passenden TOM-Bereich, bereit zur Prüfung.

Weitere Sätze zum Ausprobieren: Beispielsätze.

Sprechen statt tippen

Die Apps von Claude und ChatGPT nehmen Sprache an, auf dem Handy wie am Rechner. Sie diktieren also einfach, was erledigt werden soll. frag.hugo selbst hört nicht mit: In unserer App gibt es kein Mikrofon, und Ihre Gespräche sehen wir nicht.

Sie behalten den Überblick

• Vorschau vor Mails und Löschen. Bevor eine Mail an Menschen geht, eine Datenpanne angelegt oder etwas gelöscht wird, zeigt der Assistent, was passieren wird, und wartet auf Ihr Ja.
• Protokoll und Rückgängig. Jede Änderung steht in der App unter Einstellungen → KI-Assistenten → Was Ihr Assistent geändert hat. Einträge nehmen Sie dort oder im Gespräch 90 Tage lang zurück. Mehr dazu unter Protokoll und Rückgängig.
• Ihr Datenschutzbeauftragter prüft. Ob ein Eintrag stimmt, ob eine Folgenabschätzung nötig ist und was in die Datenschutzerklärung gehört, entscheiden Sie mit ihm. Der Assistent bereitet vor.

In der App erinnert ein Hinweis daran

Auf acht Seiten der App (zum Beispiel Verarbeitungen, Dienstleister, TOMs und Mitarbeitende) steht ein kleiner Kasten mit einem passenden Beispielsatz. Mit dem Kreuz schließen Sie ihn; die App merkt sich das für diese Seite.

So verbinden Sie Ihren Assistenten

• Claude verbinden: im Browser, in der Desktop-App, auf dem Handy und in Claude Code
• ChatGPT verbinden
• Microsoft 365 Copilot verbinden

Bevor Sie Personendaten wie die Mitarbeiterliste übergeben, lesen Sie bitte Datenschutz beim KI-Assistenten.