Erkannte Dienste

Auf der Seite Dienstleister zeigt Hugo über Ihrer Liste den Abschnitt Erkannte Dienste: Dienste, die vermutlich Daten für Sie verarbeiten, jeweils mit dem Beleg, woran Hugo sie erkannt hat. Ein Klick übernimmt einen Dienst in Ihre Liste und legt auf Wunsch den passenden Entwurf im Verarbeitungsverzeichnis an. Ohne Anbindung und ohne Zugang zu Ihren Konten.

Vorschläge, keine Bestandsaufnahme

Hugo erkennt nur, was öffentlich sichtbar ist. Nichts wird ohne Ihren Klick angelegt. Was Sie übernehmen, ist ein Entwurf und wird von Ihrem Datenschutzbeauftragten geprüft wie jeder Eintrag, den Sie selbst anlegen.

Voraussetzungen

• Ein Tarif der Datenschutz-Suite (Lite, Standard, Pro oder Premium).
• Ihre Website steht im Firmenprofil. Hugo liest nur diese eine Domain, kein freies Eingabefeld für fremde Adressen.
• Optional: ein aktueller Website-Check Ihrer eigenen Website (nicht älter als 90 Tage). Ohne ihn fehlen die Dienste, die auf Ihrer Website eingebunden sind; Hugo zeigt dann den Hinweis „Website jetzt prüfen“.

Was Hugo liest

1. Die öffentlichen Einträge Ihrer Domain (DNS): wohin Ihre E-Mails gehen, wer E-Mails in Ihrem Namen versenden oder unterschreiben darf, welche Dienste ihre Zugehörigkeit in Ihrer Domain bestätigt haben, auf welche Dienste bestimmte Unterdomains zeigen und wer die Zustellberichte Ihrer Domain erhält. Diese Einträge sind für jeden im Internet abrufbar; Hugo fragt sie über einen öffentlichen Namensdienst ab und übermittelt dabei nur den Domainnamen.
2. Die Dienste, die der Website-Check auf Ihrer Website gefunden hat, zum Beispiel Statistik, Karten, Schriften oder Chat. Gezählt werden nur Website-Checks Ihrer eigenen Organisation, nie die von anderen.

Beides gleicht Hugo mit dem eigenen Software-Katalog ab, in fester Reihenfolge und ohne KI.

Schritt für Schritt

1. Funde ansehen

Öffnen Sie Datenschutz → Dienstleister. Oben steht, aus welcher Domain die Funde stammen und wann zuletzt geprüft wurde. Jede Karte nennt den Dienst, den Hersteller, eine Kategorie und einen Satz zur Einordnung. Darunter sehen Sie, ob Hugo eine AV-Vertrags-Vorlage und Vorlagen fürs Verarbeitungsverzeichnis hat.

2. Beleg aufklappen

Klappen Sie Woran erkannt auf. Jeder Fund nennt mindestens einen Beleg in Alltagssprache, darunter den gefundenen Eintrag selbst. Ohne Beleg zeigt Hugo keinen Fund.

Beleg	Bedeutung
E-Mail-Eingang Ihrer Domain	Ihre E-Mails werden bei diesem Dienst angenommen (MX-Eintrag).
Darf E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden	Der Dienst steht in Ihrer Versandberechtigung (SPF-Eintrag).
Unterschreibt E-Mails Ihrer Domain	Für den Dienst ist ein Schlüssel zur E-Mail-Signatur hinterlegt (DKIM).
Bestätigungseintrag in Ihrer Domain	Der Dienst hat bestätigt, dass die Domain zu seinem Kundenkonto gehört (TXT-Eintrag).
Unterdomain Ihrer Domain zeigt auf den Dienst	Eine feste Unterdomain, etwa autodiscover, verweist auf den Dienst (CNAME).
Erhält die Zustellberichte Ihrer Domain	Der Dienst wertet Ihre DMARC-Berichte aus.
Auf Ihrer Website eingebunden	Der Website-Check hat den Dienst auf Ihrer Website gefunden.

3. Übernehmen, Kein Auftragsverarbeiter oder Ignorieren

• Übernehmen legt den Dienst als Dienstleister mit dem Vermerk „AV-Vertrag fehlt“ an. Ist das Häkchen Auch ins Verarbeitungsverzeichnis gesetzt, entsteht zusätzlich je Vorlage ein Entwurf im Verzeichnis. Danach ergänzen Sie den Vertrag wie unter Auftragsverarbeiter (AVV) beschrieben.
• Kein Auftragsverarbeiter wählen Sie, wenn der Dienst Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, zum Beispiel ein Zahlungsdienst oder Ihre Bank. Dann braucht es keinen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und der Fund verschwindet aus den Vorschlägen.
• Ignorieren blendet einen Fund aus, den Sie nicht nutzen oder nicht eintragen wollen.

Was erledigt ist, steht eingeklappt unter Erledigt und lässt sich mit Zurückholen wieder in die Vorschläge holen. Löschen Sie einen übernommenen Eintrag später, erscheint der Fund wieder als neu.

4. Alle auf einmal übernehmen

Alle … übernehmen zeigt vorher, welche Einträge entstehen: wie viele Dienstleister mit dem Vermerk „AV-Vertrag fehlt“ und wie viele Entwürfe im Verarbeitungsverzeichnis. Erst … übernehmen im Dialog legt sie an.

Wann Hugo prüft

• einmal pro Woche von selbst,
• nach jedem abgeschlossenen Website-Check Ihrer Organisation,
• wenn sich die Website im Firmenprofil ändert,
• wenn Sie Erneut prüfen klicken (höchstens einmal pro Stunde).

Ein Dienst, dessen Spur in mehreren Prüfungen nacheinander fehlt, gilt als entfallen. Bereits übernommene Einträge bleiben in Ihrer Liste.

Was bedeutet die Einordnung?

Satz auf der Karte	Bedeutung
Verarbeitet in der Regel Daten in Ihrem Auftrag: AV-Vertrag nötig.	Typischer Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Arbeitet meist in eigener Verantwortung … Ein AV-Vertrag ist dann nicht nötig.	Eigener Verantwortlicher, zum Beispiel Zahlungsdienst oder Bank.
Ob ein AV-Vertrag nötig ist, hängt davon ab, wie Sie den Dienst nutzen.	Kommt auf Ihre Nutzung an; klären Sie es mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Die Einordnung ist ein Hinweis für den Regelfall, keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

Grenzen

• Dienste ohne Spur in Website oder Domain erkennt Hugo nicht, etwa Lohnbüro, Steuerberatung, IT-Dienstleister, Buchhaltungssoftware oder Aktenvernichtung. Die tragen Sie wie bisher selbst ein; der Abschnitt sagt das auch, wenn er nichts findet.
• Ein Eintrag in der Domain beweist nicht, dass Sie den Dienst heute noch nutzen. Alte Bestätigungseinträge bleiben oft jahrelang stehen. Prüfen Sie jeden Fund, bevor Sie ihn übernehmen.
• Hugo liest nur Ihre eigene Domain und nur öffentliche Einträge. Postfächer, Konten oder Rechnungen sieht Hugo nicht.
• Hugo erkennt nur Dienste, die im Katalog stehen. Fehlt Ihnen ein Dienst, den Hugo hätte erkennen müssen, schreiben Sie uns an info@fraghugo.de.

Häufige Fehler

• „Tragen Sie Ihre Website ein, dann sucht Hugo nach Diensten.“ Im Firmenprofil fehlt die Website. Tragen Sie sie über den Knopf darunter ein; die Prüfung startet dann von selbst.
• „Für die Dienste auf Ihrer Website fehlt ein aktueller Website-Check.“ Starten Sie über Website jetzt prüfen einen Check Ihrer Website; danach erscheinen auch die eingebundenen Dienste.
• „Erneut prüfen“ ist ausgegraut. Seit der letzten Prüfung ist noch keine Stunde vergangen.
• „Tarife ansehen“ statt Funden. Die Erkennung läuft nur mit einem Tarif der Datenschutz-Suite.
• Kein Abschnitt zu sehen. Ihre Rolle darf die Dienstleister-Seite nicht sehen; fragen Sie den Hauptadministrator Ihrer Firma.

Mit dem KI-Assistenten

Ist Ihr KI-Assistent mit frag.hugo verbunden, kann er die Funde lesen und übernehmen, zum Beispiel: „Übernimm die erkannten Dienste und sag mir, wo der Vertrag fehlt.“ Jede Übernahme steht im Protokoll und lässt sich 90 Tage zurücknehmen. Mehr unter KI-Assistent.