Google Workspace verbinden

Mit der Google-Workspace-Anbindung kommen die Konten Ihrer Google-Domain von selbst in Hugo: Neue erscheinen, gesperrte und archivierte Konten werden stillgelegt, geänderte Namen und Abteilungen ziehen nach. Hugo liest dabei nur, und bei uns liegt kein Kennwort und kein Schlüssel von Ihnen.

Sie finden die Anbindung auf der Seite Personal-Abgleich (app.fraghugo.de/team/abgleich) in der Karte Google Workspace. Einen Überblick über alle Quellen gibt die Seite Personal-Abgleich.

Karte „Google Workspace“ mit der Kennzeichnung „Neu“, drei nummerierten Schritten, den Werten „Client-ID“ und „Bereich“ mit je einem Knopf „Kopieren“ und den Feldern „Domain“ und „E-Mail-Adresse eines Administrators“

Voraussetzungen

Ein Super-Administrator Ihrer Google-Domain für den ersten Schritt. Nur ein Super-Administrator kann in der Google-Admin-Konsole eine domainweite Delegierung eintragen.
Die Adresse eines Administrators, der die Nutzer Ihrer Domain sehen darf. In seinem Namen liest Hugo die Nutzerliste. Ein Super-Administrator ist dafür nicht nötig.
In Hugo ein bezahlter Tarif, der Mitarbeitende verwaltet: Hugo Learn Standard oder Programm (auch als Teil eines Datenschutz-Tarifs oder einer Suite) oder Hugo Safe Basis oder Komplett. In den kostenlosen Stufen gibt es die Anbindung nicht.
In Hugo die Rolle Hauptadministrator oder das Recht, Schulungen zu verwalten.

Schritt für Schritt

1. Delegierung in der Google-Admin-Konsole eintragen

Melden Sie sich als Super-Administrator unter admin.google.com an.
Öffnen Sie Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung → Domainweite Delegierung (englisch: Security → Access and data control → API controls → Manage Domain Wide Delegation).
Klicken Sie auf Neu hinzufügen.
Tragen Sie die Client-ID ein, die Hugo auf der Karte zeigt (eine Zahl, Knopf Kopieren).
Tragen Sie unter OAuth-Bereiche genau diesen einen Bereich ein (Knopf Kopieren): https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
Klicken Sie auf Autorisieren.

Der Bereich erlaubt nur das Lesen der Nutzerliste. Hugo kann damit nichts ändern, keine Mails lesen und keine Dateien sehen. Bis Google die Delegierung überall kennt, können einige Minuten vergehen.

2. Domain und Administrator in Hugo eintragen

Tragen Sie in der Karte Ihre Domain (zum Beispiel ihre-firma.de) und die E-Mail-Adresse eines Administrators ein und klicken Sie auf Verbindung prüfen. Hugo liest die Nutzerliste einmal und zeigt, wie viele Konten es gefunden hat. Gespeichert wird dabei noch nichts.

Karte „Google Workspace“ nach der Prüfung mit der Pille „Geprüft“, dem Satz „9 Konten gefunden“, „7 aktiv, 2 gesperrt oder archiviert“ und dem Knopf „Verbinden und Vorschau ansehen“

3. Vorschau ansehen und abgleichen

Mit Verbinden und Vorschau ansehen speichert Hugo die Verbindung und zeigt, was sich in Ihrer Mitarbeiterliste ändern würde: wer neu dazukommt, wessen Angaben sich ändern, wer stillgelegt würde und wer übersprungen wird. Noch ist nichts geändert. Erst Abgleich starten übernimmt die Änderungen.

Vorschau „erster Abgleich mit Google Workspace“ mit vier Zahlen (neu, geändert, werden stillgelegt, übersprungen), einer aufgeklappten Liste der neuen Personen, den Einstellungen und dem Knopf „Abgleich starten“

Danach steht die Karte auf Verbunden mit Zeitpunkt und Zahlen des letzten Abgleichs. Hugo gleicht einmal jede Nacht von selbst ab; mit Jetzt abgleichen geht es sofort.

Karte „Google Workspace“ im Zustand „Verbunden“ mit Domain, letztem Abgleich, Zahl der Konten, Ergebnis und den Knöpfen „Jetzt abgleichen“, „Vorschau“ und „Trennen“

Was der Abgleich tut

Neue Konten legt Hugo als Mitarbeitende ohne Konto in Hugo und ohne Mail an. Eine Einladung bekommen sie erst, wenn Sie ihnen eine Schulung oder Unterweisung zuweisen, oder automatisch, wenn Sie das einschalten.
Gesperrte oder archivierte Konten und Konten, die es in Google nicht mehr gibt, werden stillgelegt, nie gelöscht. Ihre Nachweise bleiben in Hugo.
Name, Adresse und Abteilung (aus den Organisationsangaben des Kontos) ziehen nach.
Ein Konto wird über seine Kennung in Google erkannt. Ändert sich die Adresse, entsteht deshalb keine zweite Person.
Ein Eintritts- oder Austrittsdatum kennt Google Workspace nicht; es zählt der Stand des Kontos.

Einstellungen

Die Einstellungen stehen unter der Vorschau und in der verbundenen Karte unter Einstellungen:

Einstellung	Vorgabe	Wirkung
Ausgeschiedene automatisch stilllegen	an	Gesperrte, archivierte und fehlende Konten werden stillgelegt.
Neue Mitarbeitende automatisch einladen	aus	Bis zu 20 neue Personen je Lauf bekommen eine Einladung per E-Mail.
Abteilungen nicht übernehmen	keine	Konten dieser Abteilungen kommen nicht in Hugo.
Organisationseinheiten nicht übernehmen	keine	Konten dieser Einheiten und aller Unter-Einheiten kommen nicht in Hugo und werden nie stillgelegt, etwa Funktionspostfächer oder Testkonten.

Trennen

Trennen beendet den Abgleich. Ihre Mitarbeitenden und alle Nachweise bleiben in Hugo. Die Delegierung bleibt in Ihrer Google-Admin-Konsole stehen, bis Sie sie dort unter Domainweite Delegierung löschen. Wir empfehlen, sie nach dem Trennen zu entfernen.

Datenschutz

Hugo liest je Konto nur Kennung, Name, Adresse, Abteilung, Organisationseinheit und ob das Konto gesperrt oder archiviert ist. Kennwörter, Mails, Kalender, Dateien und Anmeldedaten liest Hugo nicht. Bei uns liegt kein Schlüssel von Ihnen; der Zugriff hängt allein an der Delegierung, die Sie jederzeit selbst entfernen können.

Häufige Fehler

Karte „Google Workspace“ mit dem Fehlerkasten „Delegierung fehlt“ und dem Satz „Die Delegierung ist in Ihrer Google-Admin-Konsole noch nicht eingetragen oder der Bereich stimmt nicht.“

Was Sie sehen	Ursache	Lösung
„Delegierung fehlt“	Die Client-ID ist in der Admin-Konsole nicht eingetragen, der Bereich ist anders geschrieben oder Google kennt die Delegierung noch nicht.	Schritt 1 prüfen: genau die Client-ID und genau den einen Bereich eintragen; nach einigen Minuten erneut prüfen.
„Administrator-Adresse passt nicht“	Die Adresse gehört keinem Konto Ihrer Domain oder das Konto darf die Nutzer nicht sehen.	Die Adresse eines Administrators Ihrer Domain eintragen.
„Domain nicht gefunden“	Tippfehler oder eine Domain, die nicht zu Ihrem Google-Konto gehört.	Die Hauptdomain eintragen, so wie sie in der Admin-Konsole steht.
„Google antwortet gerade nicht“	Google ist kurz nicht erreichbar.	Später erneut versuchen; der Nachtlauf versucht es von selbst.
Ein Funktionspostfach erscheint als Person	Auch Funktionspostfächer sind in Google Nutzerkonten.	Die Organisationseinheit ausschließen oder die Person in Hugo stilllegen.